Arbeitsprozesse in Unternehmen optimieren
Die Verbesserung eines Arbeitsprozesses erfolgt immer nach der Darstellung der eigentlichen Arbeitsprozesse. Wenn Sie verstehen, wie Ihr aktueller Arbeitsprozess aussieht und welche Bereiche der Verbesserung bedürfen, erst dann sind Sie in der Lage die Bewältigung von betrieblichen Problemen, die den Ablauf verlangsamen, anzugehen.
1. Stellen Sie Fragen
Die Kommunikation steht nicht nur bei der Ermittlung der Arbeitsprozesse an vorderster Stelle, sie ist auch bei der Optimierung der Prozesse sehr wichtig.
Führen Sie mit Ihren Mitarbeitern ein offenes und ehrliches Gespräch. Warum kommt es zu bestimmten Problemen? Warum treten die Probleme an gleicher Stelle auf? Gibt es etwas Bestimmtes, das sie für die reibungslose Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, jedoch zurzeit nicht erhalten? Was würde ihnen ihre Arbeit erleichtern? Es fällt den Mitarbeitern leichter diese Fragen einem externen Partner zu beantworten und die Lösungsvorschläge zu offenbaren. Wir als Unternehmensberater kommen mit gezielten Fragetechniken ganz neutral an die gewünschten Informationen und haben ein offenes Ohr für Ihr Team.
Genau zu verstehen, welche Probleme und Bedenken Ihre Mitarbeiter haben, warum diese auftreten und wie sie beseitigt werden können, hilft Ihnen bei der Optimierung des Arbeitsprozesses.
2. Arbeitsprozess darstellen, Ablaufdiagramm erstellen
Das Visualisieren eines Arbeitsprozesses hilft Ihnen einen Überblick zu verschaffen und zu gewährleisten, dass Sie alle Probleme und Hindernisse berücksichtigt haben. Denn nur so können Sie bessere Nachforschungen betreiben und bessere Lösungen finden.
Das Ablaufdiagramm dient hier als ein Übersichtsbild, somit muss hier nicht auf die formelle Gestaltung geachtet werden. Wichtiger ist hier das Ziel allen Parteien das Ablaufdiagramm verständlich zu machen. Haben Sie es auf eine Weise gestalten, dass Ihr gesamtes Team das Ablaufdiagramm versteht, dann haben Sie für diesen Schritt das Ziel erreicht.
Beim Erstellen des Ablaufdiagramms entwerfen Sie es so, als würden Sie einen Arbeitsprozess in einem vollkommen neuen Unternehmen erschaffen. Zusätzlich hat dieses „neue Unternehmen“ alle Ressourcen zur Verfügung. Dies hilft Ihnen, alle existierenden Barrieren in Ihrer Vorstellung abzuschütteln, die Sie beim Entwurf des optimalen Ablaufdiagramms einschränken. So gestalten Sie dann einen Prozess, der die Arbeitsweise Ihres Teams tatsächlich verbessern wird.
3. Beginnen Sie beim Output
Wer einen komplett neuen Prozess aufstellen muss, kann sich leicht überfordert fühlen. Die beste Vorgehensweise ist es tatsächlich, vom Endergebnis an die Sache ranzugehen und sich zum Auslöser hinzuarbeiten.
Beginnen Sie mit dem Ziel oder Ergebnis des Prozesses. Stellen Sie Fragen, wie „Was müssen wir tun, um dieses Resultat zu erreichen?“ und arbeiten Sie sich langsam bis zum Startpunkt des Prozesses. Gehen Sie bei jeder nachfolgenden Antwort genauso vor, bis der Prozess vollständig definiert ist. Wichtig ist das Team in die Entwicklung bei jedem Schritt einzubeziehen.
Nehmen wir an, Sie möchten den Prozess darstellen, wie Ihr Content-Team einen Blogbeitrag erstellt. Statt zum Anfang zu springen und sich zum Ergebnis durchzuarbeiten, starten Sie mit dem Endergebnis: Blog Beitrag ist veröffentlicht. Welcher Schritt geht dem voraus? Der Termin der Veröffentlichung wird geplant. Und davor? Er wird final korregiert. Und davor? Bilder werden hinzugefügt.
So gehen Sie Schritt für Schritt zurück durch jedes kleinste Puzzleteil bis Sie den Auslöser erreicht haben – die Auswahl einer Idee für den Blogbeitrag.
Sobald der Entwurf des optimalen Prozesses abgeschlossen ist, sollten Sie den vorhandenen und den optimalen Prozess vergleichen.
4. Hinterfragen
Achten Sie im gegenwärtigen Arbeitsprozess auf folgende Punkte:
Etwas könnte oder sollte geschehen, tut es aber nicht.
Etwas sollte nicht geschehen, tut es aber.
Etwas geschieht, Sie wissen aber nicht warum.
5. Fokus auf das wesentliche
Dieser letzte Schritt dient dazu die vorherigen Schritte zu „verschlanken“. Denn selbst mit den oben genannten Schritten können Sie immer noch mit einem aufgeblähten, viel zu komplizierten Arbeitsprozess enden.
Die meisten Prozesse können in maximal sechs Schritte unterteilt werden. Dies schließt auch viele Variablen und Teilschritte ein. Deshalb ist es wichtig, den Umfang Ihres Arbeitsprozesses möglichst zu verringern und ihn so weit wie möglich zu vereinfachen.
Achten Sie dabei auf Bereiche, in denen viele Mitarbeiter involviert sind, hier gibt es den meisten Anpassungsbedarf. Grundsätzlich gilt, je weniger Personen an der Bearbeitung einer Aufgabe beteiligt sind, desto besser.
6. Neue Arbeitsprozesse einführen
Wenn Sie einen neuen und verbesserten Prozess vorstellen, beachten Sie, dass es zu Widerstand in Ihrem Team kommen kann. Auch wenn dieser Prozess dafür entwickelt wurde, die Arbeit für Ihr Team zu erleichtern. Deswegen unser Tipp: stellen Sie den endgültigen Arbeitsprozess nicht als gegeben hin, lassen Sie das Team während des Prozessaufbau immer mitwirken. So ist die Akzeptanz am Ende am größten.
Gestalten Sie die Kommunikation für den neuen Arbeitsprozess transparent. Von der Integration in die Erarbeitung, weiter über in die Optimierung. Wenn der optimale Prozess entwickelt ist, berufen Sie ein Meeting ein und klären die Mitarbeiter auf. Lassen Sie sie aber auch danach nicht alleine, halten Sie eine Schulung mit Übungen, damit wirklich alle Teammitglieder den Arbeitsprozess verstehen und akzeptieren.
Erklären Sie auch, warum diese Veränderung notwendig war, sprechen Sie hierbei unbedingt die von Ihnen und Ihrem Team erkannten Herausforderungen und Probleme an.
Je mehr Mitarbeiter verstehen, warum die Änderung vorgenommen wurde und inwiefern sie ihnen hilft, desto entgegenkommender und engagierter werden sie sein.
