Arbeitsprozesse in Unternehmen einführen
Viele junge Unternehmen sind der Meinung, dass Arbeitsprozesse für sie noch nicht wichtig genug sind, denn es ist noch alles am Aufbau. In diesem Artikel zeige ich dir, warum die Dokumentation der Arbeitsprozesse wichtig ist und warum es dafür nicht früh genug sein kann.
Arbeitsprozesse
Arbeitsprozesse sind die Schnittpunkte, die die Aufgaben mit den Erledigern zusammenführen und sicherstellen, dass Aufgaben organisiert erledigt werden. Oft werden Arbeitsprozesse als Arbeitsanweisung oder ähnliches genannt.
Ein sehr wichtiger Aspekt dabei ist, die Prozesse dürfen nicht als starr betrachtet werden. Die Arbeitsprozesse müssen fortlaufend angepasst werden, um die Anzeichen zu erkennen, die nicht gut funktionieren oder obsolet geworden sind. Diese Informationen kannst du zur Verbesserung der Verfahrensweisen für dein Team nutzen.
Bei jungen Unternehmen ist die Veränderung die einzige Konstante. Deshalb ist es um so wichtiger für dein Team die Arbeitsprozesse transparent zu halten und das genau Abbild der tatsächlichen Aufgaben widerzuspiegeln.
Nachfolgend bekommst du ein paar Tipps und Tricks, zur Bestimmung der Arbeitsprozesse für dein Team.
Wie werden Arbeitsprozesse ermittelt?
Die gängige Meinung ist, es sei eine einfache Angelegenheit, die Arbeitsprozesse, oder die Aufgaben/Tätigkeiten des Teams zu bestimmen. Wenn es aber zu der Dokumentation genau dieser Prozesse kommt, ist es oft ungenau oder unvollständig.
Warum ist es so? Besonders wenn du langjährige Teammitglieder hast, die einfach wissen, wie sie vorgehen müssen, unabhängig davon ob sie nun eine Anweisung erhalten haben oder nicht, erledigen sie ihre Arbeit, ohne darüber nachzudenken. Das macht die Dokumentation der Arbeitsprozesse sehr schwierig.
Möchten du also deine aktuellen Prozesse erfassen, dann gehört viel beobachten und hinterfragen dazu. Deswegen lohnt es sich immer ein Unternehmensberater dafür zu holen.
Dieser kennt die Abläufe und die Arbeitsweisen deiner Mitarbeiter nicht und hinterfragt jedes einzelne Detail, so entsteht ein sehr genaues Abbild.
Mit den drei nachfolgenden Schritten kannst du deine Arbeitsprozesse am besten erfassen.
1. Teammitglieder einbeziehen
Versuche nicht für sich den großen Überblick zu verschaffen, frage stattdessen die Teammitglieder nach dem Aufgaben- und Informationsfluss.
Das bedeutet, dass du eng mit deinem Team zusammenarbeiten musst, um deren Arbeitsweise wirklich zu verstehen.
Starte mit einem einfachen Geschäftsprozess, z.B. Rechnung an den Kunden versenden. Dazu befragst du dann die zuständige Person nach den einzelnen Schritten in diesem Prozess.
Sobald diese Person Informationen erwähnt, die sie von jemand anderem erhält, wird direkt in die Tiefe gefragt:
- Vom wem erhältst du diese Informationen?
- Wann erhältst du diese Informationen?
- Wie erhältst du diese Informationen?
Im nächsten Schritt befragst du dann die erwähnten Personen mit der gleichen Systematik bis du am Auslöser des Prozesses angelangt bist. In dem Beispiel für die Rechnung wäre es die gesamte Kette vom Verkauf des Produkts/der Dienstleistung bis zur Erstellung der Rechnung.
Bei der Erstellung dieses Arbeitsprozesses wirst du überrascht sein, welche Erkenntnisse du über dein Team dadurch gewinnst. Nehme dir die Zeit, diese Informationen mit Sorgfalt zu sammeln, es wird dir definitiv dabei helfen, tief in deine aktuellen Prozesse einzusehen.
Kommunikation ist alles!
Kommunikation zwischen dem Gründer und den Mitarbeitern ist nicht nur bei Arbeitsprozessen wichtig. Auch in anderen Bereichen muss du als Gründern dich richtig als Führungskraft verhalten.
Damit du deine Aufgaben als Führungskraft in einem jungen Unternehmen gut bewältigst, haben wir einen Workshop kreiert: „Führungskraft Gründer“. In diesem Workshop lernst du, wie du die Mitarbeiter anhand von Persönlichkeitsmerkmale richtig einschätzt und du lernst Führungstechniken. Bei diesem Workshop ist auch ein AEC-Disc (Persönlichkeitsanalys) für dich inbegriffen, damit auch weißt, wie du tickst.
2. Arbeitsprozess darstellen
Nachdem du im ersten Schritt alle Informationen über den Arbeitsprozess gesammelt hast, beginnt die Visualisierung. Die visuelle Darstellung des Prozesses ist eine Orientierungshilfe.
Beginne mit einem einfachen Ablaufdiagramm. Die Erstellung eines Ablaufdiagramms erfreut sich in der Geschäftswelt immer größerer Beliebtheit.
Im ersten Schritt besteht der Zweck darin, ein tiefgehendes Verständnis über die Prozesse, Mitarbeiter, Inputs und Outputs zu erhalten.
Und im zweiten Schritt den Prozess zu vereinfachen, effizienter zu gestalten und nach Möglichkeit die Prozessergebnisse zu verbessern.
Visualisiere es also nach deinem belieben, so dass es für dich, deine Arbeitsprozess und deine Mitarbeiter am besten passt.
Scheue dich also nicht davor, kreativ zu werden. Die Visualisierung ist der Ausgangpunkt für den dritten Schritt.
3. Arbeitsprozesse optimieren
Die Dokumentation der Arbeitsprozesse dient nicht nur dazu, die Abläufe besser kennenzulernen, es soll auch zur Verbesserung dieses Prozessmanagements führen. Das heißt, außer der Klarstellung des Arbeitsprozesses musst du ermitteln, wo es zu Störungen kommt, oder kommen könnte.
Die zwei vorgenannten Schritte, erleichtern es dir, fehlende Aspekte oder nicht nach Plan laufende Bereiche zu entdecken.
Dokumentiere die Schwierigkeiten und sonstige auftretenden Probleme, so wirst du dich zwangsläufig damit auseinandersetzen müssen, wenn du den neuen Prozess erstellst.
Das Dokumentieren und Wissen, wo genau Krisenherde vorhanden sind, hilft dir, diese zu umgehen oder zu lösen und Bedenken von Mitarbeitern einzubeziehen, die bei der Einführung des neuen Arbeitsprozesses wichtig sind.
Du hast bereits Arbeitsprozesse eingeführt und willst diese verbessern?
In dem Artikel: „Arbeitsprozesse optimieren“ findest du die Anleitung zur Optimierung deiner Arbeitsprozesse.
Fazit
Die Erfassung der Arbeitsprozesse sieht banal aus. Schnell gehen aber Aufgaben unter und werden nicht berücksichtigt.
Oder es werden nicht alle Mitarbeiter in den Prozess einbezogen, so dass die Information unvollständig ist.
Wir sind als Unternehmensberater in Erlangen, Nürnberg, Fürth und Umgebung externer Partner für junge Unternehmen dafür gut geeignet deine Arbeitsprozesse darzustellen und zu optimieren.
Als externer Partner hinterfragen und beleuchten wir mehr Schritte und Tätigkeiten, so kommen wir an genauere Informationen.
Je genauer und vollständiger die Informationen sind, desto wertvoller sind diese. Damit werden Probleme und Hindernisse aufgedeckt, so dass du diese besser angehen kannst oder im besten Fall komplett eliminieren.
Arbeitsprozesse sind äußerst wichtig für das Vorankommen des Unternehmens. Für wachsende Unternehmen ist es eine große Erleichterung bei dem Einlernen (Onboarding) von neuen Mitarbeitern. Gestandene Unternehmen erreichen durch die Arbeitsprozesse eine Vereinfachung oder Verschlankung der Abläufe und somit werden Kosten gespart.
