Wie kannst du deine Dokumente effektiv verwalten?
Zeit ist das wichtigste Kapital, das wir alle haben. Einmal weg, wirst du es nie mehr zurückbekommen, deshalb ist es wichtig das Beste daraus zu machen. Aus diesem Grund versuchen viele von uns, jeden Tag produktiv zu sein und in der begrenzten Zeit so viel wie möglich zu schaffen.
In unserem Bestreben, überproduktiv zu sein, übersehen wir jedoch insbesondere kleine Aufgaben, die uns unsere Zeit kosten.
Solche Aufgaben, für die wir unwissentlich unsere Zeit verschwenden, ist die Suche nach Dateien und Dokumenten.
Dokumente verursachen Chaos
McKinsey berichtete, dass Mitarbeiter täglich 1,8 Stunden, also durchschnittlich 9,3 Stunden pro Woche, damit verbringen, Informationen zu suchen und zu sammeln.
Anders ausgedrückt: Unternehmen stellen 5 Mitarbeiter ein, aber nur 4 kommen zur Arbeit. Der fünfte ist auf der Suche nach Antworten, er trägt aber keinen Wert bei.
Täglich erstellen und verwalten Unternehmen große Mengen von Geschäftsdokumenten wie Handbücher, Angebote, Anleitungen, Blogposts, Verkaufspräsentationen, Onboarding-Material, Personalrichtlinien, Checklisten, Pressemitteilungen und mehr.
Wenn dein Unternehmen erfolgreich wird, wächst dein Team und du erstellst täglich mehr Dokumente und Dateien.
Es ist Fluch und Segen zugleich – der Erfolg deines Unternehmens führt zu mehr Chaos und Verwirrung in der Organisation. Hier kann dir eine ordentliche Organisation der Dokumente helfen.
Warum ist die Verwaltung deiner Dokumente für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung?
Je mehr wir uns bei unserer täglichen Arbeit auf Dokumente verlassen, desto wichtiger wird es, über komplexe Systeme zu verfügen, um diese zu verwalten.
Während Dokumente für unsere Arbeit von entscheidender Bedeutung sind, sind sie für viele Ineffizienzen in unserem Workflows verantwortlich.
Jedem passiert es mal, dass ein Dokument auf unserem Laptop oder Desktop, USB-Sticks oder Festplatten, Posteingang, Slack / Skype-Nachrichten, Cloud-Apps nicht mehr zu finden ist.
Wir haben auch keinen Mangel an Speicherplatz, also wir alles auf der Festplatte oder in der Cloud gespeichert ohne einer Prüfung auf Relevanz.
Oder wir warten auf ein Dokument von einem der Mitarbeiter, der dieses Dokument bearbeitet. Der Prozess der Einreichung, Bewertung und Genehmigung von Dokumenten dauert viel länger als nötig.
Diese Dokumente wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch, von Computer zu Computer und können schnell verloren gehen, was unseren Workflow verlangsamt.
Hier kleine Anleitung, wie du den Überblick behältst.
1. Legen Sie vorher die Standards fest
Das erste, was du tun musst, um eine ganz einfache Organisationsstruktur für deine Dokumente zu erstellen, ist die Festlegung der Standards.
Wenn du bestimmte Vorlagen für deine Geschäftsdokumente wie Rechnungen oder Finanzberichte hast, machst du diese für alle Mitarbeiter und Interessengruppen zugänglich.
Schule deine Mitarbeiter in den Verfahren, die sie zum Teilen und Überprüfen von Dokumenten befolgen müssen. Dies ist besonders wichtig, wenn bei der Dokumenterstellung verschiedene Mitarbeiter zusammenarbeiten.
2. Verwende eine einzelne Cloud-Speicherplattform
Stelle für eine maximale Effizienz sicher, dass dein Team dieselbe Cloud-Speicherplattform verwendet. Da es viele Cloud-Speicherdienste gibt, ist das Auffinden und Freigeben von Dokumenten nicht effizient.
Stelle also sicher, dass du eine Plattform auswählst und sich daran hältst. Wenn du Mitarbeitern erlaubst die Cloud-Speicher-App ihrer Wahl zu verwenden, stelle sicher, dass die Mitarbeiter ein Tool verwenden, mit dem sie ihre gesamte Arbeit aus verschiedenen Cloud-Speicher-Apps an einem Ort zusammenführen können.
Je mehr Schnittstellen zwischen Programmen und verschiedenen Anbietern, desto ineffizienter ist es auch. Versuche dies auf das Minimum zu reduzieren.
3. Vermeide E-Mail-Anhänge
Laut Econsultancy senden und empfangen Mitarbeiter täglich etwa 15 E-Mails mit Anhängen. Das Teilen von Dateien und Dokumenten per E-Mail führt zu einem völligen Chaos.
Wenn du eine Datei mehrmals versendest, führt dies zu unzähligen Versionen derselben Datei. Denn die Datei wird ja bearbeitet.
Dies führt zusätzlich zu der Überfüllung des E-Mail Postfachs mit X verschiedenen Versionen der selben Datei. Aber nicht nur der volle Posteingang ist problematisch, sonder die Fragestellung von Mitarbeitern und dir, was jetzt die aktuelle Version ist.
“Wer hat die aktuellste Version?”
Dies ist die einzige Konstante, die du hören wirst, wenn du ein Dokument an eine Gruppe von Mitarbeitern gesendet hast.
Durch das Teilen von Dokumenten über einen Cloud-Anbieter oder einer zentralen Plattform werden alle diese Verwirrungen von E-Mail-Anhängen auf einfache Weise beseitigt.
4. Erstelle Standardbenennungs-Richtlinien
Lege die Grundregeln für die Benennung von Dokumenten und Dateien fest, damit diese leicht durchsucht werden können.
Dateinamen können Datumsangaben, Status, Format usw. enthalten, um die Datei detailliert zu beschreiben. Solche Namen machen die Dateien leicht durchsuchbar. Stelle sicher, dass du diese Namens-Richtlinien an deine Mitarbeiter und Teammitglieder weitergibst, damit alles organisiert bleibt.
Weitergabe und Benutzung sind sehr wichtig, denn es bringt nichts, wenn die Richtlinien zwar vorhanden sind, aber keine diese kennt oder benutzt.
5. Verwende Unterordner
Unterordner fügen dem Organisationssystem eine natürliche Hierarchie hinzu und ermöglichen es dir, Informationen systematisch zu strukturieren.
Mit jeder Ebene der Unterordners kommst du deiner Datei ein Stück näher, sodass du leicht einem bestimmten Pfad zu Informationen folgen kannst.
Stelle auch sicher, dass deine Ordner eine logische Hierarchie haben, indem du mit dem Hauptordner beginnst und Unterordner für verschiedene Abteilungen/Teams/Themen erstellst.
Aber Vorsicht, ohne logische Hierarchie entsteht schnell Chaos!
6. Trenne die Dateien nach Format
Während das Benennen und Organisieren in Unterordnern bereits klare Struktur gibt, ist das Trennen von Dateien nach Format eine zusätzliche Möglichkeit, deine Dateien und Dokumente zu organisieren.
Wenn du dies mit unserem Tipp für verschachtelte Ordner kombinierst, kannst du schnell und einfach Dateien finden.
Beispielsweise können deine Mediendateien in separaten Ordnern gespeichert werden, die ihre eigenen Unterordner in Bezug auf verschiedene Medienformate wie Videos, Bilder, PDFs usw. haben können.
7. Lösche nicht verwendete Dokumente
Dokumente können sich schnell ansammeln, wenn dein Unternehmen wächst. Auch wenn es wichtig ist, frühere Informationen und Daten aufzuzeichnen, ist das Löschen veralteter oder beschädigter Dateien eine einfache Möglichkeit, die Organisation aufrechtzuerhalten.
Nehme dir in Zukunft etwas Zeit, um nicht genutzte oder veraltete Dateien, Ordner und Dokumente zu entfernen, die von niemandem in deinem Team benötigt werden.
Es ist ein großes Problem des unendlichen Speicherplatzes, dass alte und falsche Dateien den Chaos in der Organisation der Dateien verursachen.
Fazit
Jedes Unternehmen muss die erstellten Dokumente verwalten, organisieren, optimieren und den Mitarbeitern und Kunden bei Bedarf zugänglich machen.
Mit Pharus Consulting musst du dir darüber keine Gedanken mehr machen, wie du es umsetzen kannst.
Wir unterstützen dich bei der Findung des richtigen Systems, das auf dein Unternehmen perfekt passt. Wir helfen auch bei der Implementierung der Lösung in dein Unternehmen und bei der Schulung deiner Mitarbeiter.
