Wie erstelle ich einen Kommunikationsplan für das Projektmanagement?
Jedes Projekt benötigt einen Projektmanager, der die Richtung vorgibt und das passende Team für den erfolgreichen Abschluss des Projekts managt. Weitere wichtige Voraussetzungen für ein effektives Projektmanagement sind Projektpläne, Zeitpläne und Budgets. Ein häufig vergessenes Element ist leider ein Kommunikationsplan.
Warum ist ein Kommunikationsplan so wichtig ist?
Ganz einfach, schaue dir diese Punkte an:
Eine Umfrage ergab, dass ein wesentlicher Faktor für ein erfolgreiches Projektmanagement eine wirksame Kommunikation ist.
Wirksame Kommunikation führt dazu, dass die Unternehmen zu Leistungsträgern werden – 80% der Projekte erfüllen alle ihre Ziele.
28% der Mitarbeiter gaben an, dass schlechte Kommunikation die Hauptursache dafür war, dass ein Projekt nicht rechtzeitig beendet wurde.
Einen effektiven Kommunikationsplan für das Projektmanagement zu erstellen, ist eine wichtige Kompetente, die für die Projektmanager mehr in den Fokus rücken muss. Ein Kommunikationsplan legt die Grundlage für die Definition der Kommunikation rund um ein Projekt fest – er definiert was, wann, wie und an wen usw. kommuniziert wird.
Was ist ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement?
Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement ist ein Plan, der die Kommunikationsstrategie definiert, die im Verlauf eines Projekts verfolgt werden soll. Es gibt an, wie die Informationen für die Dauer des Projekts an alle Interessengruppen kommuniziert werden, definiert die Interessengruppen, die benötigte Kommunikation, wie es kommuniziert werden soll und wie oft.
Eine häufige und konsistente Kommunikation mit externen Partnern ist entscheidend, um eine gesunde Beziehung zu ihnen aufrechtzuerhalten. Es bewirkt ein gewisses Maß an Transparenz für den Projektfortschritt und kann die Interessengruppen vor möglichen Problemen warnen.
Erfolgreiche Kommunikation hilft dabei, sich auf Ziele und Zwischenziele zu konzentrieren, und sensibilisiert alle Beteiligten für ihre Rollen und Verantwortlichkeiten.
Wenn während eines Projekts Änderungen vorgenommen werden und Sie wissen, dass dies der Fall sein wird, können alle Beteiligten schnell auf die Änderungen aufmerksam gemacht und ihre Bemühungen zur Minderung des Risikos eines Projektversagens neu ausgerichtet werden.
Ihre Kommunikationsstrategie sollte Folgendes definieren:
Ziel – Warum Kommunikation benötigt wird? Der Grund.
Interessengruppen – Wer muss informiert werden? Ein Kunde, ein Team, ein Anbieter, ein Manager, ein Finanzier und/oder andere Beteiligte.
Inhalt – Was kommuniziert werden soll? Die wichtigsten Informationen, die geteilt werden sollen.
Zeitpläne – Wann und wie oft zu informieren? Lege eine Häufigkeit und einen Zeitraum fest.
Medium – Wo und wie kommuniziert werden soll? E-Mails, Besprechungen, Tools oder Berichte.
Warum ist ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement so wichtig?
Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement ist ein wichtiger Bestandteil großer Projekte mit komplexen Ergebnissen. Bei kleinen Projekten ist es trotzdem ratsam zu erstellen. Diese Pläne helfen dabei, zu berichten, was gut läuft und was nicht, und Entscheidungen zu treffen, um den Projekterfolg sicherzustellen.
Kleine Projekte und Unternehmen könnten auch stark von der Erstellung eines Kommunikationsplans profitieren, um die Zustimmung aller Beteiligten zu erhalten und ihr Vertrauen zu stärken.
Vorteile eines Kommunikationsplans:
Du hälst sowohl interne als auch externe Beteiligten auf den Laufenden
Du sorgst für Transparenz in den Arbeitsprozessen
Du erkennst Probleme und Risiken im Zusammenhang mit einem Projekt und sorgen für eine schnelle Lösung
Du pflegst eine Dokumentation des gesamten Projekts, um später auf das gewonnene Wissen zurückgreifen zu können.
Fazit
Ein klarer Kommunikationsplan schafft die Grundlage für eine effektive Kommunikation während des gesamten Projekts. Es kann einen offenen Dialog zwischen allen Projektbeteiligten schaffen, wodurch Vertrauen in das Team geschaffen und kohärente Anstrengungen unternommen werden, um den Projekterfolg zu steuern.
Aus diesem Grund wenden sich Projektmanager an Pharus Consulting, um eine optimale Lösung zu finden, damit alle mit einem Projekt verbundenen kritischen Ressourcen zu verwalten und alle Beteiligten unter einem Dach zusammenzuführen. So funktioniert die Kommunikation nicht nur intern, sondern auch extern perfekt.
