Kommunikationsplan, Projektmanagement

Kommunikationsplan für Projektmanagement

Kommunikationsplan, Projektmanagement

Wie erstelle ich einen Kommunikationsplan für das Projektmanagement?

Jedes Projekt benötigt einen Projektmanager, der die Richtung vorgibt und das passende Team für den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Weitere wichtige Voraussetzungen für ein effektives Projektmanagement sind Projektpläne, Zeitpläne und Budgets. Ein häufig vergessenes Element ist leider ein Kommunikationsplan.

Warum ist ein Kommunikationsplan so wichtig ist?

Schauen Sie sich diese Zahlen an:

  • Eine Umfrage ergab, dass ein wesentlicher Faktor für ein erfolgreiches Projektmanagement eine wirksame Kommunikation ist.
  • Wirksame Kommunikation führt dazu, dass die Unternehmen zu Leistungsträgern werden – 80 Prozent der Projekte erfüllen alle ihre Ziele.
  • 28 Prozent der Mitarbeiter gaben an, dass schlechte Kommunikation die Hauptursache dafür war, dass ein Projekt nicht rechtzeitig beendet wurde.
Einen effektiven Kommunikationsplan für das Projektmanagement zu erstellen, ist eine wichtige Kompetente, die für die Projektmanager mehr in den Fokus rücken muss. Ein Kommunikationsplan legt die Grundlage für die Definition der Kommunikation rund um ein Projekt fest – er definiert was, wann, wie und an wen usw. kommuniziert wird.

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Was ist ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement?

Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement ist ein Plan, der die Kommunikationsstrategie definiert, die im Verlauf eines Projekts verfolgt werden soll. Es gibt an, wie die Informationen für die Dauer des Projekts an alle Interessengruppen kommuniziert werden, definiert die Interessengruppen, die benötigte Kommunikation, wie es kommuniziert werden soll und wie oft.

Eine häufige und konsistente Kommunikation mit externen Partnern ist entscheidend, um eine gesunde Beziehung zu ihnen aufrechtzuerhalten. Es bewirkt ein gewisses Maß an Transparenz für den Projektfortschritt und kann die Interessengruppen vor möglichen Problemen warnen.

Erfolgreiche Kommunikation hilft dabei, sich auf Ziele und Zwischenziele ​​zu konzentrieren, und sensibilisiert alle Beteiligten für ihre Rollen und Verantwortlichkeiten.

Wenn während eines Projekts Änderungen vorgenommen werden und Sie wissen, dass dies der Fall sein wird, können alle Beteiligten schnell auf die Änderungen aufmerksam gemacht und ihre Bemühungen zur Minderung des Risikos eines Projektversagens neu ausgerichtet werden.

Ihre Kommunikationsstrategie sollte Folgendes definieren:

  • Ziel – Warum Kommunikation benötigt wird?
  • Interessengruppen – Wer muss informiert werden – ein Kunde, ein Team, ein Anbieter, ein Manager, ein Finanzier und/oder andere Beteiligte?
  • Inhalt – Was kommuniziert werden soll – die wichtigsten Informationen, die geteilt werden sollen?
  • Zeitpläne – Wann und wie oft zu informieren – Legen Sie eine Häufigkeit und einen Zeitraum fest?
  • Medium – Wo und wie kommuniziert werden soll – E-Mails, Besprechungen, Tools oder Berichte?

Warum ist ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement so wichtig?

Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement ist ein wichtiger Bestandteil großer Projekte mit komplexen Ergebnissen. Diese Pläne helfen dabei, zu berichten, was gut läuft und was nicht, und Entscheidungen zu treffen, um den Projekterfolg sicherzustellen.

Kleine Projekte und Unternehmen könnten auch stark von der Erstellung eines Kommunikationsplans profitieren, um die Zustimmung aller Beteiligten zu erhalten und ihr Vertrauen zu stärken.

Vorteile eines Kommunikationsplans:

  • Sie halten sowohl interne als auch externe Beteiligten auf den Laufenden
  • Sie sorgen für Transparenz in den Arbeitsprozessen
  • Sie erkennen Probleme und Risiken im Zusammenhang mit einem Projekt und sorgen für eine schnelle Lösung
  • Sie pflegen eine Dokumentation des gesamten Projekts, um später auf das gewonnene Wissen zurückgreifen zu können.

Fazit

Ein klarer Kommunikationsplan schafft die Grundlage für eine effektive Kommunikation während des gesamten Projekts. Es kann einen offenen Dialog zwischen allen Projektbeteiligten schaffen, wodurch Vertrauen in das Team geschaffen und kohärente Anstrengungen unternommen werden, um den Projekterfolg zu steuern.

Aus diesem Grund wenden sich Projektmanager an Pharus Consulting, um eine optimale Lösung zu finden, damit alle mit einem Projekt verbundenen kritischen Ressourcen zu verwalten und alle Beteiligten unter einem Dach zusammenzuführen. So funktioniert die Kommunikation nicht nur intern, sondern auch extern perfekt.

Warum also warten?

Sie möchten die Kommunikation in Projekten verbessern? Wir richten Ihnen gerne eine optimalen Kommunikationsplan ein. Angepasst auf Ihre Branche und Tätigkeitsfeld.

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Dokumentenmanagement

Dokumenten Management

Dokumentenmanagement

Wie können Sie Ihre Dokumente effektiv verwalten?

Zeit ist das wichtigste Kapital, das wir alle haben. Einmal weg, werden Sie es nie mehr zurückbekommen, deshalb ist es wichtig das Beste daraus zu machen. Aus diesem Grund versuchen viele von uns, jeden Tag produktiv zu sein und in der begrenzten Zeit so viel wie möglich zu schaffen. In unserem Bestreben, überproduktiv zu sein, übersehen wir jedoch insbesondere kleine Dinge, die uns unsere Zeit kosten. 

Eine solche Sache, für die wir unwissentlich unsere Zeit verschwenden, ist die Suche nach Dateien und Dokumenten.

Dokumente verursachen Chaos

McKinsey berichtete, dass „Mitarbeiter täglich 1,8 Stunden – durchschnittlich 9,3 Stunden pro Woche – damit verbringen, Informationen zu suchen und zu sammeln“. Anders ausgedrückt: Unternehmen stellen 5 Mitarbeiter ein, aber nur 4 kommen zur Arbeit. Der fünfte ist auf der Suche nach Antworten, er trägt aber keinen Wert bei.

Täglich erstellen und verwalten Unternehmen große Mengen von Geschäftsdokumenten wie Handbücher, Vorschläge, Anleitungen, Blogposts, Verkaufspräsentationen, Onboarding-Material, Personalrichtlinien, Checklisten, Pressemitteilungen und mehr. Wenn Ihr Unternehmen erfolgreich wird, wächst Ihr Team und Sie erstellen täglich mehr Dokumente und Dateien.

Es ist Fluch und Segen zugleich – der Erfolg Ihres Unternehmens führt zu mehr Chaos und Verwirrung in der Organisation. Hier kann Ihnen eine Dokumentenverwaltungssoftware helfen.

Warum ist die Verwaltung Ihrer Dokumente für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung?

Je mehr wir uns bei unserer täglichen Arbeit auf Dokumente verlassen, desto wichtiger wird es, über starke Systeme zu verfügen, um diese zu verwalten.

Während Dokumente für unsere Arbeit von entscheidender Bedeutung sind, sind sie für viele Ineffizienzen in unserem Workflow verantwortlich. Wir haben alle stundenlang nach einem Dokument auf unserem Laptop oder Desktop, USB-Sticks oder Festplatten, Posteingang, Slack / Skype-Nachrichten, Cloud-Apps und mehr gesucht. Oder wir warten auf ein Dokument von einem der Mitarbeiter. Der Prozess der Einreichung, Bewertung und Genehmigung von Dokumenten dauert viel länger als nötig. Diese Dokumente wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch und können vernachlässigt oder verlegt werden, was unseren Workflow verlangsamt.

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Schauen Sie sich diese Zahlen an:

  • 77% der Gründer möchten einen Fernzugriff auf Dateien
  • Im Durchschnitt sucht eine Fachkraft 18 Minuten lang nach einem Dokument
  • Fast 20% der Arbeitszeit – das entspricht einem Tag pro Arbeitswoche – wird von Mitarbeitern verschwendet, die nach Informationen suchen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen
  • Dokumentensuche verursachet einen Produktivitätsverlust von 21,3%
  • 7,5% aller Papierdokumente gehen verloren
  • Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab einer halben Million Euro können bis zu 40.000 Euro pro Jahr einsparen, indem sie auf das digitale Dokumentenmanagement umstellen
Wie Sie sehen, kann eine nicht ordnungsgemäße Verwaltung von Dokumenten zu einem Chaos in der Organisation führen, dass die Produktivität beeinträchtigt. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Unternehmensdokumente einfach und effizient verwalten können.

Hier ein paar Tipps zur effizienten Verwaltung Ihrer Dokumente:

1. Legen Sie vorher die Standards fest

Das erste, was Sie tun müssen, um eine ganz einfache Organisationsstruktur für Ihre Dokumente zu erstellen, ist die Festlegung der Standards. Wenn Sie bestimmte Vorlagen für Ihre Geschäftsdokumente wie Rechnungen oder Finanzberichte haben, machen Sie diese für alle Interessengruppen und Mitarbeiter zugänglich.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den Verfahren, die sie zum Teilen und Überprüfen von Dokumenten befolgen müssen. Dies ist besonders wichtig, wenn bei der Dokumenterstellung verschiedene Mitarbeiter zusammenarbeiten.

2. Verwenden Sie eine einzelne Cloud-Speicherplattform

Stellen Sie für maximale Effizienz sicher, dass Ihr Team dieselbe Cloud-Speicherplattform verwendet. Da es viele Cloud-Speicherdienste gibt, ist das Auffinden und Freigeben von Dokumenten nicht effizient.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Plattform auswählen und sich daran halten. Wenn Sie Mitarbeitern erlauben, die Cloud-Speicher-App ihrer Wahl zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie ein Tool verwenden, mit dem Sie Ihre gesamte Arbeit aus verschiedenen Cloud-Speicher-Apps an einem Ort zusammenführen können.

3. Vermeiden Sie E-Mail-Anhänge

Laut Econsultancy senden und empfangen Mitarbeiter täglich etwa 15 E-Mails mit Anhängen. Das Teilen von Dateien und Dokumenten per E-Mail führt zu einem völligen Chaos. Wenn Sie eine Datei mehrmals freigeben, führt dies zu unzähligen Versionen derselben Datei. Dies erweitert Ihren bereits überlasteten Posteingang und führt zu einer Vielzahl von Anschlussfragen von Personen, die über die ursprüngliche und aktualisierte Datei verwirrt sind. “Wer hat die neueste Version?” Dies ist die einzige Konstante, die Sie hören werden, nachdem Sie ein Dokument an eine Gruppe von Mitarbeitern gesendet haben. Durch das Teilen von Dokumenten über ein Dokumentenverwaltungssystem werden alle Effizienzvorteile von E-Mail-Anhängen auf einfache Weise beseitigt.

4. Stellen Sie die Standardbenennungs-Richtlinien bereit

Legen Sie die Grundregeln für die Benennung von Dokumenten und Dateien fest, damit diese leicht durchsucht werden können. Dateinamen können Datumsangaben, Status, Format usw. enthalten, um die Datei detailliert zu beschreiben. Solche Namen machen die Dateien leicht durchsuchbar. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Namens-Richtlinien an Ihre Teammitglieder weitergeben, damit alles organisiert bleibt.

5. Verwenden Sie Unterordner

Unterordner fügen dem Organisationssystem eine natürliche Hierarchie hinzu und ermöglichen es Ihnen, Informationen systematisch zu strukturieren. Mit jeder Ebene der Unterordners kommen Sie Ihrer Datei ein Stück näher, sodass Sie leicht einem bestimmten Pfad zu Informationen folgen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ordner eine logische Hierarchie haben, indem Sie mit dem Hauptordner beginnen und Unterordner für verschiedene Abteilungen / Teams / Themen erstellen. Aber Vorsicht, ohne logische Hierarchie entsteht schnell Chaos.

6. Trennen Sie sie nach Format

Während das Benennen und Organisieren in Unterordnern großartig ist, ist das Trennen von Dateien nach ihrem Format eine zusätzliche Möglichkeit, Ihre Dateien und Dokumente zu organisieren.

Wenn Sie dies mit unserem Tipp für verschachtelte Ordner kombinieren, können Sie schnell und einfach Dateien finden. Beispielsweise können Ihre Mediendateien in separaten Ordnern gespeichert werden, die ihre eigenen Unterordner in Bezug auf verschiedene Medienformate wie Videos, Bilder, PDFs usw. haben können.

7. Löschen Sie nicht verwendete Dokumente

Dokumente können sich schnell ansammeln, wenn Ihr Unternehmen wächst. Auch wenn es wichtig ist, frühere Informationen und Daten aufzuzeichnen, ist das Löschen veralteter oder beschädigter Dateien eine einfache Möglichkeit, die Organisation aufrechtzuerhalten. Nehmen Sie sich in Zukunft etwas Zeit, um zusätzliche Dateien, Ordner und Dokumente zu entfernen, die von niemandem in Ihrem Team benötigt werden.

Fazit

Jedes Unternehmen muss die von ihm erstellten Dokumente verwalten, organisieren, optimieren und den Mitarbeitern bei Bedarf zugänglich machen. Mit Pharus Consulting müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen, wie Sie es umsetzen. Wir unterstützen Sie bei der Findung des richtigen Systems, das auf Ihr Unternehmen perfekt passt, bei der Implementierung in Ihr Unternehmen und bei der Schulung der Mitarbeiter. Kommen Sie auf uns zu, das erste Informationsgespräch ist bei uns für Sie kostenlos.

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Prozessmanagement

Prozessdokumentation

Prozessmanagement

Was Ist Prozessdokumentation?

Die Prozessdokumentation enthält eine detaillierte Beschreibung der Ausführung eines Prozesses. Das Prozessdokument beschreibt die genauen Schritte, die erforderlich sind, um eine Aufgabe oder einen Prozess von Anfang bis Ende abzuschließen. Die Prozessdokumentation zeigt auf, wie Mitarbeiter den Prozess in der Praxis ausführen und nicht, wie der Prozess in der Theorie ist. Die Prozessdokumentation ist für jedes Unternehmen wichtig, da sie die Konsistenz verbessert und Ihre Mitarbeiter sowohl aus ihren Erfolgen als auch aus ihren Fehlern lernen lässt.

Vorteile der Prozessdokumentation

Prozessdokumentation hilft Ihnen bei:
  • Zeit und Geld zu sparen
  • Fehler zu reduzieren
  • Standardisierung zu erstellen
  • Verbesserung des Onboardings (Einarbeitung) von Mitarbeitern
  • Effizienz am Arbeitsplatz zu schaffen
  • Suche nach zusätzlichen Möglichkeiten zur weiteren Verbesserung von Prozessen
  • Analyse der Arbeitsabläufe
Die Prozessdokumentation ist eine fortlaufende Dokumentation eines Prozesses, während ein Projekt oder eine Aufgabe ausgeführt wird, sozusagen die Analyse des Ist-Zusatands. Es hilft dabei, jeden Schritt eines Prozesses zu analysieren und einen Kontext zur Verbesserung des Prozesses bereitzustellen. Jede Organisation strebt danach, erfolgreich zu sein und mit der Zeit zu wachsen. Die einzige Möglichkeit zu wissen, ob der von Ihnen verwendete Geschäftsprozess gut genug ist, besteht darin, jeden einzelnen Schritt im Auge zu behalten und zu analysieren, Feedback zu erhalten und Änderungen zur Verbesserung vorzuschlagen. Nur dann kann das Unternehmen seine volle Kapazität erreichen und schneller wachsen.

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Warum benötigen Sie eine Prozessdokumentation?

Wenn es darum geht, neue Prozesse zu erstellen oder vorhandene zu verfeinern, gibt es keinen besseren Weg, als die Prozesse zu dokumentieren. Die folgenden Hauptvorteile möchte ein Unternehmen durch die Dokumentation seiner Prozesse erzielen:

1. Einen Prozess verbessern

Die meisten Unternehmen verwenden wiederholbare Geschäftsprozesse, um ihre Arbeit zu erledigen. Doch die Mitarbeiter legen keinen großen Wert auf das Aufschreiben von Schritten zu einem Prozess und verlassen sich bei der Ausführung von Aufgaben auf ihre Erfahrung oder ihre Interpretation. Dies ist aber oft ein Weg zur Katastrophe.

Es ist ein schwieriges Unterfangen, die Prozesse zu verbessern, wenn Sie nicht wissen:
  • Welche Geschäftsprozesse finden überhaupt statt?
  • Welche Rolle spielt jeder Schritt in einem Prozess?
  • Welche Rolle spielen Ihre Mitarbeiter im Prozesszyklus?
  • Wie sich der Prozess auf das Geschäftsergebnis auswirkt?
Um zu wissen, was zu tun ist, müssen Sie wissen, wo Sie anfangen sollen. Die Prozessdokumentation bietet somit einen Überblick über einen Prozess und hilft Unternehmen dabei, neue Strategien und Taktiken zu entwickeln, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern.

2. Verwenden Sie es für das Onboarding

Die Prozessdokumentation dient auch als wesentlicher Schulungsleitfaden für neue Mitarbeiter. Die Dokumentation dient als „Leitfaden“ für Neueinstellungen und macht sie mit ihren neuen Rollen vertraut.

Dies spart viel Zeit für die Führungskräfte, die ansonsten neuen Mitarbeitern detailliert einlernen müssten. Es beschleunigt die Lernkurve exponentiell und bietet alle Ressourcen, die zum Verständnis des Workflows erforderlich sind. Es hilft den Mitarbeitern zu verstehen, welche Rolle sie spielen und wie sie in die gesamte Organisation passen.

3. Klarheit schaffen

Ein weiterer wichtiger Grund für die Dokumentation von Prozessen ist die Beseitigung jeglicher Unklarheiten in Bezug auf Rolle und Verantwortung am Arbeitsplatz. In der Prozessdokumentation wird klar angegeben:
  • Aufgaben, die erforderlich sind, um einen Prozess abzuschließen
  • Individuelle Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Die Person, die die Verantwortung für eine Aufgabe trägt
  • Wie man die Aufgabe ausführt
Diese dokumentierte Methodik reduziert viel Verwirrung am Arbeitsplatz. Jeder kann jederzeit auf das Prozessdokument zugreifen, da er als zentrales Individuum für das gesamte Unternehmen fungiert. Diese Art von Transparenz verhindert, dass sich innerhalb von Teams Spannungen aufbauen.

4. Bewahren Sie das Schlüsselwissen auf

Ein häufig übersehener Vorteil der Prozessdokumentation ist die Fähigkeit, wichtige Informationen und Kenntnisse zu erhalten.

Durch das Notieren jedes einzelnen Schritts weiß jeder im Team, wie ein bestimmter Prozess ausgeführt wird. Wenn ein „hochkarätiger“ oder kritischer Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, nimmt er das Prozesswissen nicht mit.

5. Analyse

Die Prozessdokumentation erleichtert es dem Führungspersonal, frühere Versionen eines Prozesses zu analysieren und mit neuen zu vergleichen und die Effizienz zu berechnen, die Kosten zu senken und andere wichtige Merkmale zu analysieren.

Es hilft dem Management herauszufinden, ob ihre Bemühungen die erhofften Ergebnisse erzielen oder ob sie einen anderen Ansatz ausprobieren sollten.

Die Erkenntnisse aus der Prozessdokumentation können auch auf andere Prozesse übertragen werden, was viel Zeit und Geld spart.

Fazit

Ziel oder Zweck der Prozessdokumentation ist es, einen laufenden Prozess zu verfolgen, um ihn in Zukunft zu verbessern. Die Idee ist, aus der Dokumentation zu lernen, die unternommenen Schritte zu analysieren und Änderungen und Verbesserungen vorzuschlagen. Prozessdokumentation hilft bei:
  • Verbesserung der Prozesseffizienz
  • Auffinden von Fehlern
  • Verbesserung der Prozessqualität
  • Verringert die Zeit, die zum Abschließen eines Prozesses benötigt wird
  • Reduziert die Kosten
  • Bietet den beteiligten Mitarbeitern eine Übersicht an
Möchten Sie für Ihr Unternehmen eine Prozessdokumentation erstellen? Wir übernehmen diese Aufgabe gern. Gerade bei jungen Unternehmen sind die Prozesse nicht ausgearbeitet und nicht eingefahren, somit hat die Prozessdokumentation einen sehr hohen Stellenwert. Wir analysieren und protokollieren für Sie Ihre Prozesse, so läuft in Ihrem Unternehmen alles rund.

Warum also warten?

Sie wollen in Ihrem Unternehmen die vorhandenen Arbeitsprozesse optimieren? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie haben die Möglichkeit, dass wir Ihnen beratend zu Seite stehen. Oder wir übernehmen diese Aufgabe komplett. Wir führen die Interviews mit den Vorgesetzen und den Mitarbeitern, beobachten und dokumentieren die Tätigkeiten. Dabei achten wir darauf, dass die Mitarbeiter von uns nicht zu sehr abgelenkt werden. Sie bekommen eine professionelle Dokumentation und visualisierte Arbeitsprozesse.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Termin mit uns. Erstgespräch ist für Sie kostenlos und unverbindlich.

Firmennamen, Unternehmensnamen

Unternehmensnamen

Firmennamen, Unternehmensnamen

Jedes Unternehmen hat einen Namen, aber kann man sich irgendeinen Namen aussuchen?

Entscheidend ist, welche Rechtsform das Unternehmen hat. Soll es der persönliche Name, ein Fantasiename oder vielleicht der Branchenname sein? Oder soll aus dem Namen die Tätigkeit des Unternehmens hervorgehen? Was ist mit Städte- oder Ländernamen? Und wie muss die Rechtsform aufgeführt werden?

Unternehmensnamen finden

Bei der Wahl des geeigneten Namens für Ihr Unternehmen stehen Ihnen viele Möglichkeiten offen. Allerdings müssen Sie dabei auch einige Punkte beachten.

Kleiner Hinweis: Viele Existenzgründer sprechen von ihrer „Firma“. Eine Firma haben aber nur Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, alle anderen tragen eine Geschäfts- oder Unternehmensbezeichnung. Also der Firmenname ist für Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, für alle anderen ist es Unternehmensname.

Kleingewerbetreibende (Einzelunternehmen)

Kleingewerbetreibende können eine Fantasie-, Branchen oder Tätigkeitsbezeichnung für ihr Geschäft führen. Die Industrie- und Handelskammern empfehlen allerdings, stets mit dem Vor- und Nachnamen aufzutreten, auch wenn dazu keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Im Geschäftsverkehr (auf Briefen, Rechnungen, im Impressum o.ä.) muss in jedem Fall neben der Geschäftsbezeichnung oder am Seitenende der Vor- und Nachname und eine ladungsfähige Anschrift angegeben werden. Bei Kommunikation und Handel im Internet sind zudem das Telemediengesetz TMG §5 und TGM §6 zu beachten.

Der Namenszusatz darf nicht irreführend sein. Vor allem muss er stimmen. Wer nur eine kleine handwerkliche Produktion vorhält, darf sich nicht als „Fabrik“ bezeichnen. Auch darf nicht der Eindruck entstehen, dass Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder eine andere Rechtsform hat. Eine „Firma“ bezieht sich zum Beispiel nur auf Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Eine „AG“ wiederum gilt ausschließlich als Kürzel für eine Aktiengesellschaft. Schon die Endung „…ag“ kann auf eine Aktiengesellschaft schließen lassen (z.B. „xyzag“). Auch die Aufnahme des Ortsnamens oder gar von Zusätzen wie „Deutsche“ oder „Europäische“ kann im Einzelfall den falschen Eindruck erwecken, dass Ihr Geschäft eine besondere Bedeutung an dem genannten Ort oder in der Region hat.

Alle Regelungen dazu, wie Dienstleistungserbringer im allgemeinen Geschäftsverkehr auftreten müssen, finden Sie in § 2 Abs. 1 der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

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Freiberufler

Für Freiberufler gelten weitgehend die oben aufgeführten Bestimmungen und Empfehlungen bei dem Unternehmensnamen. Zusätze wie Branchenbezeichnungen und Fantasienamen sind ebenfalls unter den oben genannten Bedingungen erlaubt. Um keine Missverständnisse zwischen einer gewerblichen und freiberuflichen Tätigkeit aufkommen zu lassen, sollten Freiberufler, wenn sie eine zusätzliche Berufs- bzw. Branchenbezeichnung aufnehmen, darauf achten, dass diese tatsächlich einem Freien Beruf entspricht, auch um falsche Vorstellungen bei Behörden, z.B. beim Gewerbe- oder Finanzamt, zu vermeiden.

Hinweise dazu, wer zu den freiberuflich Tätigen zählt, enthält §18 Einkommensteuergesetz.

GbR und PartG

Für die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR oder auch BGB-Gesellschaft) gelten dieselben Regeln und Empfehlungen wie oben beschrieben. Es dürfen alle Zusätze verwendet werden, die auch beim Einzelunternehmer zulässig sind, z.B. Branchen-, Etablissement- oder Geschäftsbezeichnungen und Phantasienamen. Häufig wird auch der Zusatz „GbR“ verwendet.

Bei der – ausschließlich Freiberuflern vorbehaltenen – Rechtsform der  Partnerschaftsgesellschaft (PartG) muss der Name mindestens eines Partners, der Zusatz „und Partner“ oder „Partnerschaft“ sowie die Berufsbezeichnungen aller in der Partnerschaft vertretenen Berufe im Namen enthalten sein. Bei der Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartGmbB) muss die Partnerschaft außerdem den Zusatz „mbB“ oder „mit beschränkter Berufshaftung“ tragen. Der Begriff „Partner“ ist bei allen anderen Rechtsformen irreführend und daher verboten. Die Beifügung von Vornamen ist nicht erforderlich. Ansonsten gelten hinsichtlich des Namens dieselben Grundsätze wie bei der GbR. Der Name der Partnerschaft wird in § 2 PartGG geregelt.

Bezeichnung von Unternehmen (Firmennamen), die im Handelsregister eingetragen sind:

Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind (eingetragener Kaufmann, OHG, KG, GmbH u.a.), haben eine „Firma“. Sie ist der „Name des Kaufmanns“. Die Firma kann die Tätigkeit des Unternehmens beschreiben (Sachfirma), die Namen der Gesellschafter wiedergeben (Personenfirma), als Fantasiefirma oder auch als Kombination dieser Möglichkeiten gebildet werden. Man muss sie nicht als Wort aussprechen können, es reicht, wenn sie artikulierbar ist (z.B. „HM & A GmbH“). Sie muss zur Kennzeichnung geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen.

Eine wichtige Rolle bei der Firmenbildung spielen die §§ 18 und 30 des Handelsgesetzbuches (HGB). Die Firma darf demnach keine Angaben enthalten, die geeignet sind, über geschäftliche Verhältnisse, die für die angesprochenen Verkehrskreise wesentlich sind, irrezuführen. Nach § 30 HGB muss sich die Firma zudem von allen an demselben Ort oder in derselben Gemeinde bereits bestehenden und in das Handelsregister oder das Genossenschaftsregister eingetragenen Firmen unterscheiden.

Beispiele für zulässige Firmennamen:

  • Sachfirma: Medico Gesellschaft für Medizintechnik mbH
  • Namensfirma: Maria Meister e.Kfr.; Kaiser & Bauer OHG
  • Phantasiefirma: Sisyphos AG
Genannt werden muss in jedem Fall die Rechtsform, um die Haftungsverhältnisse deutlich zu machen. Beispiel: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), OHG, KG, AG oder auch GmbH & Co. KG. Die Firma muss bei Einzelkaufleuten die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“ enthalten. Siehe dazu auch § 19 HGB.

Unternehmensnamen schützen

Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, genießen einen gewissen Schutz ihres Namens in ihrem Handelsregisterbezirk. Da jede neue Firma sich nach § 30 HGB von den am selben Ort bestehenden und in das Handelsregister eingetragenen Firmen deutlich unterscheiden muss, kann ein „Newcomer“ nicht eine bereits vergebene Firma zur Eintragung in das Handelsregister wählen. In Zweifelsfällen prüft dies die IHK auf Anfrage des Registergerichts.

Außerdem wird der Name eines jeden Unternehmens (unabhängig von der Eintragung im Handelsregister) durch und mit dem tatsächlichen Beginn der Benutzung geschützt, insbesondere durch das Wettbewerbsrecht. Dieser Schutz beschränkt sich jedoch grundsätzlich auf denjenigen Markt, in dem das jeweilige Unternehmen tätig ist und in dem noch mit seiner werbenden Tätigkeit gerechnet werden kann.

Wollen Sie den Namenszusatz Ihres Unternehmens intensiver schützen, kommt eine Markeneintragung beim Deutschen Patent- und Markenamt in München in Frage. Eine solche Eintragung ist allerdings mit relativ hohen Kosten verbunden. Vorteil der Markenanmeldung ist u.a., dass eine Marke nicht nur Schutz in dem Gebiet genießt, in dem sie tatsächlich benutzt wird, sondern innerhalb des gesamten Territoriums ihrer Anmeldung. Nützlich ist dies, wenn das Unternehmen in Zukunft seine Tätigkeit nach und nach ausweitet.

Fazit

Bei der Wahl des Firmennamens bzw. Unternehmensnamens können Sie sich von der für Sie örtlich zuständigen Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer beraten lassen. Diese prüft auch, ob es im Kammerbezirk bereits Unternehmen gibt, die genau so oder so ähnlich heißen. Achten Sie darauf, dass Sie keine fremden Marken- oder Wettbewerbsrechte verletzen. Sie sollten vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit prüfen lassen, ob der von Ihnen beabsichtigte Firmenname oder Geschäftsbezeichnung bereits für Dritte markenrechtlich geschützt ist. Das können wir für Sie prüfen, damit keine Rechtsstreitigkeiten entstehen. Eine deutschlandweite Identitätsrecherche nach Firmen- und Markennamen erstellt kostengünstig die IHK Erfurt.

Warum also warten?

Sie benötigen Unterstützung für die richtige Wahl des Unternehmensnamens oder des Firmennamens? Unser Service SOS Rechtsform ist dafür am besten geeignet. Sehr schnell und kostengünstig können Sie klären welche Rechtsform zu Ihrem Unternehmen am besten passt und welchen Unternehmensname Sie nehmen können.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Termin mit uns. Mit SOS Rechtsform ist es einfach und schnell!

Rechtsform, Rechtsformen

Rechtsformen – Überblick

Rechtsform, Rechtsformen

Rechtsformen, ein Überblick

Der wichtigste Unterschied zwischen Personen- und Kapitalgesellschaften besteht in der Haftung. Die Unterscheidung zwischen allen Rechtsformen hat auch finanzielle, steuerliche und rechtliche Auswirkungen auf die Gesellschaft und die Gründer selbst.

Kleiner Hinweis vorab

Die getroffene Entscheidung über eine Rechtsform ist selten endgültig. Bei Änderungen der Unternehmensstruktur oder geänderten Anforderungen Ihres Unternehmens, können (oder sollten) Sie die Rechtsform wechseln.

Personengesellschaften

Einzelunternehmer, GbR, KG, GmbH & Co. KG, PartG, PartGmbB

Die Haftung für Schulden bei Gesellschaftern von Personengesellschaften gegenüber Geschäftspartnern ist nicht nur mit dem Gesellschaftsvermögen, sondern auch mit ihrem privaten Vermögen. Bei KG, PartG und GmbH & Co. KG gibt es allerdings Sonderregelungen, die diese Gesellschaftsform sehr interessant machen.

Kapitalgesellschaften

GmbH, UG, AG

Die Haftung bei diesen Gesellschaftsformen ist auf die Höhe der Einlage beschränkt. Es gibt allerdings auch viele Ausnahmen, bei denen die Gesellschafter und Geschäftsführer auch mit ihren persönlichen Vermögen haften.

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Gewerbetreibende

Jeder, der ein Unternehmen gründet, ist ein Gewerbetreibender. Außer er ist freiberuflich tätig. Der überwiegende Teil der Gewerbetreibenden sind Kaufleute und müssen ihr Unternehmen in das Handelsregister eintragen. Mögliche Rechtsformen:
  • Einzelunternehmen (für 1-Personen-Gründung)
  • Offene Handelsgesellschaft (OHG)
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH, auch als 1-Personen-Gründung möglich)
  • Unternehmensgesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG, für kleine Gesellschaften und für 1-Personen-Gründungen sehr gut geeignet)
  • GmbH & Co. KG
  • Kommanditgesellschaft (KG)
  • Aktiengesellschaft (AG)

Kleingewerbetreibende

Das sind meist kleine, sehr einfach organisierten Unternehmen. Die Kleingewerbetreibende sind keine Kaufleute und benötigen deshalb keinen Handelsregistereintrag. Der Vorteil ist, dass die Kleingewerbetreibende weniger laufenden Aufwand haben (z.B. keine Jahresabschlüsse, Berichtspflichten). Mögliche Rechtsformen:
  • Einzelunternehmen (für 1-Personen-Gründung) bzw.
  • Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR, für Teamgründungen)

Freiberufler

Der Begriff Freiberufler bezeichnet eine Person, die eine Tätigkeit ausübt, die nicht der Gewerbeordnung unterliegt und einen wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erzieherischen Hintergrund hat. Freiberufliche Tätigkeiten werden im § 18 EStG und § 1 PartGG festgehalten. Mögliche Rechtsformen:
  • Einzelunternehmen (für 1-Personen-Gründung) bzw.
  • Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR, für Teamgründungen)
  • Partnerschaftsgesellschaft (PartG, für Teamgründungen)
  • Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB, für Teamgründung)

Fazit

Die Wahl der richtigen Rechtsform ist wichtig. Bei der Gründung sollten viele Aspekte beleuchtet werden, um die richtige Entscheidung zu treffen. Daher unsere Empfehlung einen Experten zu befragen, der die Belange Ihres Unternehmens und der Gesellschafter mit in den Auswahlprozess einbezieht.

Bei neu gegründeten Unternehmen ist es auch wichtig, dass es spätere Änderungen geben kann. Bedingt durch das Wachstum, Änderung der Gesellschafter oder auch der Ausweitung der Geschäfte, muss die Rechtsform angepasst werden. Somit ist die anfängliche Entscheidung nie endgültig uns soll regelmäßig betrachtet werden und wenn notwendig auch angepasst werden.

Bei all diesen Punkten unterstützen wir Sie und stehen mit unserer professionellen Beratung gerne zur Seite.

Warum also warten?

Für die Richtige Wahl der Rechtsform haben wir einen Service entwickelt, der Ihnen eine schnelle und kostengünstige Antwort auf Ihre Frage zur Rechtsform liefert.

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