Arbeitsprozesse optimieren, verbessern

Arbeitsprozesse optimieren

Arbeitsprozesse optimieren, verbessern

Arbeitsprozesse in Unternehmen optimieren

Die Verbesserung eines Arbeitsprozesses erfolgt immer nach der Darstellung der eigentlichen Arbeitsprozesse. Wenn Sie verstehen, wie Ihr aktueller Arbeitsprozess aussieht und welche Bereiche der Verbesserung bedürfen, erst dann sind Sie in der Lage die Bewältigung von betrieblichen Problemen, die den Ablauf verlangsamen, anzugehen.

Für die Verbesserung der Arbeitsprozesse sind diese vier Schritte erforderlich:

1. Stellen Sie Fragen

Die Kommunikation steht nicht nur bei der Ermittlung der Arbeitsprozesse an vorderster Stelle, sie ist auch bei der Optimierung der Prozesse sehr wichtig.

Führen Sie mit Ihren Mitarbeitern ein offenes und ehrliches Gespräch. Warum kommt es zu bestimmten Problemen? Warum treten die Probleme an gleicher Stelle auf? Gibt es etwas Bestimmtes, das sie für die reibungslose Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, jedoch zurzeit nicht erhalten? Was würde ihnen ihre Arbeit erleichtern? Es fällt den Mitarbeitern leichter diese Fragen einem externen Partner zu beantworten und die Lösungsvorschläge zu offenbaren. Wir als Unternehmensberater kommen mit gezielten Fragetechniken ganz neutral an die gewünschten Informationen und haben ein offenes Ohr für Ihr Team.

Genau zu verstehen, welche Probleme und Bedenken Ihre Mitarbeiter haben, warum diese auftreten und wie sie beseitigt werden können, hilft Ihnen bei der Optimierung des Arbeitsprozesses.

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2. Arbeitsprozess darstellen, Ablaufdiagramm erstellen

Das Visualisieren eines Arbeitsprozesses hilft Ihnen einen Überblick zu verschaffen und zu gewährleisten, dass Sie alle Probleme und Hindernisse berücksichtigt haben. Denn nur so können Sie bessere Nachforschungen betreiben und bessere Lösungen finden.

Das Ablaufdiagramm dient hier als ein Übersichtsbild, somit muss hier nicht auf die formelle Gestaltung geachtet werden. Wichtiger ist hier das Ziel allen Parteien das Ablaufdiagramm verständlich zu machen. Haben Sie es auf eine Weise gestalten, dass Ihr gesamtes Team das Ablaufdiagramm versteht, dann haben Sie für diesen Schritt das Ziel erreicht.

Beim Erstellen des Ablaufdiagramms entwerfen Sie es so, als würden Sie einen Arbeitsprozess in einem vollkommen neuen Unternehmen erschaffen. Zusätzlich hat dieses „neue Unternehmen“ alle Ressourcen zur Verfügung. Dies hilft Ihnen, alle existierenden Barrieren in Ihrer Vorstellung abzuschütteln, die Sie beim Entwurf des optimalen Ablaufdiagramms einschränken. So gestalten Sie dann einen Prozess, der die Arbeitsweise Ihres Teams tatsächlich verbessern wird.

3. Beginnen Sie beim Output

Wer einen komplett neuen Prozess aufstellen muss, kann sich leicht überfordert fühlen. Die beste Vorgehensweise ist es tatsächlich, vom Endergebnis an die Sache ranzugehen und sich zum Auslöser hinzuarbeiten.

Beginnen Sie mit dem Ziel oder Ergebnis des Prozesses. Stellen Sie Fragen, wie „Was müssen wir tun, um dieses Resultat zu erreichen?“ und arbeiten Sie sich langsam bis zum Startpunkt des Prozesses. Gehen Sie bei jeder nachfolgenden Antwort genauso vor, bis der Prozess vollständig definiert ist. Wichtig ist das Team in die Entwicklung bei jedem Schritt einzubeziehen.

Nehmen wir an, Sie möchten den Prozess darstellen, wie Ihr Content-Team einen Blogbeitrag erstellt. Statt zum Anfang zu springen und sich zum Ergebnis durchzuarbeiten, starten Sie mit dem Endergebnis: Blog Beitrag ist veröffentlicht. Welcher Schritt geht dem voraus? Der Termin der Veröffentlichung wird geplant. Und davor? Er wird final korregiert. Und davor? Bilder werden hinzugefügt.

So gehen Sie Schritt für Schritt zurück durch jedes kleinste Puzzleteil bis Sie den Auslöser erreicht haben – die Auswahl einer Idee für den Blogbeitrag.

Sobald der Entwurf des optimalen Prozesses abgeschlossen ist, sollten Sie den vorhandenen und den optimalen Prozess vergleichen.

Achten Sie im gegenwärtigen Arbeitsprozess auf folgende Punkte:

  • Etwas könnte oder sollte geschehen, tut es aber nicht.
  • Etwas sollte nicht geschehen, tut es aber.
  • Etwas geschieht, Sie wissen aber nicht warum.

4. Fokus auf das wesentliche

Dieser letzte Schritt dient dazu die vorherigen Schritte zu „verschlanken“. Denn selbst mit den oben genannten Schritten können Sie immer noch mit einem aufgeblähten, viel zu komplizierten Arbeitsprozess enden.

Die meisten Prozesse können in maximal sechs Schritte unterteilt werden. Dies schließt auch viele Variablen und Teilschritte ein. Deshalb ist es wichtig, den Umfang Ihres Arbeitsprozesses möglichst zu verringern und ihn so weit wie möglich zu vereinfachen.

Achten Sie dabei auf Bereiche, in denen viele Mitarbeiter involviert sind, hier gibt es den meisten Anpassungsbedarf. Grundsätzlich gilt, je weniger Personen an der Bearbeitung einer Aufgabe beteiligt sind, desto besser.

Neue Arbeitsprozesse einführen

Wenn Sie einen neuen und verbesserten Prozess vorstellen, beachten Sie, dass es zu Widerstand in Ihrem Team kommen kann. Auch wenn dieser Prozess dafür entwickelt wurde, die Arbeit für Ihr Team zu erleichtern. Deswegen unser Tipp: stellen Sie den endgültigen Arbeitsprozess nicht als gegeben hin, lassen Sie das Team während des Prozessaufbau immer mitwirken. So ist die Akzeptanz am Ende am größten.

Gestalten Sie die Kommunikation für den neuen Arbeitsprozess transparent. Von der Integration in die Erarbeitung, weiter über in die Optimierung. Wenn der optimale Prozess entwickelt ist, berufen Sie ein Meeting ein und klären die Mitarbeiter auf. Lassen Sie sie aber auch danach nicht alleine, halten Sie eine Schulung mit Übungen, damit wirklich alle Teammitglieder den Arbeitsprozess verstehen und akzeptieren.

Erklären Sie auch, warum diese Veränderung notwendig war, sprechen Sie hierbei unbedingt die von Ihnen und Ihrem Team erkannten Herausforderungen und Probleme an.

Je mehr Mitarbeiter verstehen, warum die Änderung vorgenommen wurde und inwiefern sie ihnen hilft, desto entgegenkommender und engagierter werden sie sein.

Warum also warten?

Sie wollen in Ihrem Unternehmen die vorhandenen Arbeitsprozesse optimieren? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie haben die Möglichkeit, dass wir Ihnen beratend zu Seite stehen. Oder wir übernehmen diese Aufgabe komplett. Wir führen die Interviews mit den Vorgesetzen und den Mitarbeitern, beobachten und dokumentieren die Tätigkeiten. Dabei achten wir darauf, dass die Mitarbeiter von uns nicht zu sehr abgelenkt werden. Sie bekommen eine professionelle Dokumentation und visualisierte Arbeitsprozesse.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Termin mit uns. Erstgespräch ist für Sie kostenlos und unverbindlich.

Prozessmanagement, Arbeitsprozesse erstellen

Arbeitsprozesse

Prozessmanagement, Arbeitsprozesse erstellen

Arbeitsprozesse in Unternehmen einführen

Viele junge Unternehmen sind der Meinung, dass Arbeitsprozesse für sie noch nicht wichtig sind, denn es ist noch alles am Aufbau. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, warum die Dokumentation der Arbeitsprozesse wichtig ist und warum es dafür nicht früh genug sein kann.

Arbeitsprozesse

Arbeitsprozesse sind die Schnittpunkte, die die Aufgaben mit den Erledigern zusammenführen und sicherstellen, dass Aufgaben organisiert erledigt werden.

Ein sehr wichtiger Aspekt dabei ist, die Prozesse dürfen nicht als starr betrachtet werden. Die Arbeitsprozesse müssen fortlaufend angepasst werden, um die Anzeichen zu erkennen, die nicht gut funktionieren oder obsolet geworden sind. Diese Informationen können Sie zur Verbesserung der Verfahrensweisen für Ihr Team nutzen.

Bei jungen Unternehmen ist oft die Veränderung die einzige Konstante. Deshalb ist es um so wichtiger für das Team die Arbeitsprozesse transparent zu halten und das genau Abbild der tatsächlichen Aufgaben widerzuspiegeln.

Nachfolgend bekommen Sie ein paar Tipps und Tricks, zur Bestimmung der Arbeitsprozesse Ihres Teams.

Wie werden Arbeitsprozesse ermittelt?

Die gängige Meinung ist, es sei eine einfache Angelegenheit, die Arbeitsprozesse des Teams zu bestimmen. Wenn es aber zu der Dokumentation der Prozesse kommt, ist es oft ungenau oder unvollständig.  Warum ist es so? Besonders wenn Sie langjährige Teammitglieder haben, die einfach wissen, wie sie vorgehen müssen, unabhängig davon ob sie nun eine Anweisung erhalten haben oder nicht, erledigen sie ihre Arbeit, ohne darüber nachzudenken. Das macht die Dokumentation der Arbeitsprozesse schwierig.

Möchten Sie also Ihre aktuellen Prozesse erfassen, dann gehört viel beobachten und hinterfragen dazu. Deswegen lohnt es sich immer ein Unternehmensberater dafür zu holen. Dieser kennt die Abläufe und die Arbeitsweisen der Mitarbeiter nicht und hinterfragt jedes einzelne Detail, so entsteht ein sehr genaues Abbild.

Mit den drei nachfolgenden Schritten können Sie Ihre Arbeitsprozesse am besten erfassen.

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1. Teammitglieder einbeziehen

Versuchen Sie nicht sich den großen Überblick zu verschaffen, fragen Sie stattdessen die Teammitglieder nach dem Aufgaben- und Informationsfluss. Das bedeutet, dass Sie eng mit Ihrem Team zusammenarbeiten müssen, um deren Arbeitsweise wirklich zu verstehen.

Starten Sie mit einem einfachen Geschäftsprozess, z.B. Rechnung an den Kunden versenden. Dazu befragen Sie dann die zuständige Person nach den einzelnen Schritten in diesem Prozess. Sobald diese Person irgendwelche Informationen erwähnt, die sie von jemand anderem erhält, wird direkt in die Tiefe gefragt. Vom wem erhalten Sie diese Informationen? Wann erhalten Sie diese Informationen? Wie erhalten Sie diese Informationen?

Im nächsten Schritt befragen Sie dann die erwähnten Personen mit der gleichen Systematik bis Sie am Auslöser des Prozesses angelangt sind. In dem Beispiel für die Rechnung wäre es die gesamte Kette vom Verkauf des Produkts/der Dienstleistung bis zur Erstellung der Rechnung.

Bei der Erstellung dieses Arbeitsprozesses werden Sie überrascht sein welche Erkenntnisse Sie über ihr Team dadurch gewinnen. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Informationen mit Sorgfalt zu sammeln, es wird Ihnen definitiv dabei helfen, tief in Ihre aktuellen Prozesse einzusehen.

2. Arbeitsprozess darstellen

Nachdem Sie im ersten Schritt alle Informationen über den Arbeitsprozess gesammelt haben, beginnt die Visualisierung. Die visuelle Darstellung des Prozesses ist eine Orientierungshilfe.

Beginnen Sie mit einem einfachen Ablaufdiagramm. Die Erstellung eines Ablaufdiagramms erfreut sich in der Geschäftswelt immer größerer Beliebtheit. Im ersten Schritt besteht der Zweck darin, ein tiefgehendes Verständnis über die Prozesse, Mitarbeiter, Inputs und Outputs zu erhalten. Und im zweiten Schritt den Prozess zu vereinfachen, effizienter zu gestalten und nach Möglichkeit die Prozessergebnisse zu verbessern.

Visualisieren Sie es also nach Ihrem belieben, so dass es für Ihren Arbeitsprozess am besten passt. Scheuen Sie sich also nicht davor, kreativ zu werden. Die Visualisierung ist der Ausgangpunkt für den dritten Schritt.

3. Arbeitsprozesse optimieren

Die Dokumentation der Arbeitsprozesse dient nicht nur dazu, die Abläufe besser kennenzulernen, es soll auch zur Verbesserung dieses Prozessmanagements führen. Das heißt, außer der Klarstellung des Arbeitsprozesses müssen Sie ermitteln, wo es zu Störungen kommen könnte.

Die zwei vorgenannten Schritte, erleichtern es Ihnen, fehlende Aspekte oder nicht nach Plan laufende Bereiche zu entdecken.

Dokumentieren Sie die Schwierigkeiten und sonstige auftretenden Probleme, so werden Sie sich zwangsläufig damit auseinandersetzen, wenn Sie den neuen Prozess erstellen.

Das Dokumentieren und Wissen, wo genau Krisenherde vorhanden sind, hilft Ihnen, diese zu umgehen oder zu lösen und Bedenken von Mitarbeitern einzubeziehen, die bei der Einführung des neuen Arbeitsprozesses wichtig sind.

Fazit

Die Erfassung der Arbeitsprozesse sieht banal aus. Schnell gehen aber Aufgaben unter und werden nicht berücksichtigt. Oder es werden nicht alle Mitarbeiter in den Prozess einbezogen, so dass die Information unvollständig ist.

Wir sind als Unternehmensberater in Erlangen, Nürnberg, Fürth und Umgebung externer Partner für junge Unternehmen dafür gut geeignet Ihre Arbeitsprozesse darzustellen und zu optimieren. Als externer Partner hinterfragen und beleuchten wir mehr Schritte und Tätigkeiten, so kommen wir an genauere Informationen. Je genauer und vollständiger die Informationen sind, desto wertvoller sind diese. Damit werden Probleme und Hindernisse aufgedeckt, so dass man diese besser angehen kann oder im besten Fall komplett eliminieren.

Arbeitsprozesse sind äußerst wichtig für das Vorankommen des Unternehmens. Für wachsende Unternehmen ist es eine große Erleichterung bei dem Einlernen (Onboarding) von neuen Mitarbeitern. Bestandene Unternehmen erreichen durch die Arbeitsprozesse eine Vereinfachung oder Verschlankung der Abläufe und somit werden Kosten gespart.

Warum also warten?

Sie wollen in Ihrem Unternehmen feste Arbeitsprozesse einführen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie haben die Möglichkeit, dass wir Ihnen beratend zu Seite stehen. Oder wir übernehmen diese Aufgabe komplett. Wir führen die Interviews mit den Vorgesetzen und den Mitarbeitern, beobachten und dokumentieren die Tätigkeiten. Dabei achten wir darauf, dass die Mitarbeiter von uns nicht zu sehr abgelenkt werden. Sie bekommen eine professionelle Dokumentation und visualisierte Arbeitsprozesse.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Termin mit uns. Erstgespräch ist für Sie kostenlos und unverbindlich.

Dokumentenmanagement

Dokumenten Management

Dokumentenmanagement

Wie können Sie Ihre Dokumente effektiv verwalten?

Zeit ist das wichtigste Kapital, das wir alle haben. Einmal weg, werden Sie es nie mehr zurückbekommen, deshalb ist es wichtig das Beste daraus zu machen. Aus diesem Grund versuchen viele von uns, jeden Tag produktiv zu sein und in der begrenzten Zeit so viel wie möglich zu schaffen. In unserem Bestreben, überproduktiv zu sein, übersehen wir jedoch insbesondere kleine Dinge, die uns unsere Zeit kosten. 

Eine solche Sache, für die wir unwissentlich unsere Zeit verschwenden, ist die Suche nach Dateien und Dokumenten.

Dokumente verursachen Chaos

McKinsey berichtete, dass „Mitarbeiter täglich 1,8 Stunden – durchschnittlich 9,3 Stunden pro Woche – damit verbringen, Informationen zu suchen und zu sammeln“. Anders ausgedrückt: Unternehmen stellen 5 Mitarbeiter ein, aber nur 4 kommen zur Arbeit. Der fünfte ist auf der Suche nach Antworten, er trägt aber keinen Wert bei.

Täglich erstellen und verwalten Unternehmen große Mengen von Geschäftsdokumenten wie Handbücher, Vorschläge, Anleitungen, Blogposts, Verkaufspräsentationen, Onboarding-Material, Personalrichtlinien, Checklisten, Pressemitteilungen und mehr. Wenn Ihr Unternehmen erfolgreich wird, wächst Ihr Team und Sie erstellen täglich mehr Dokumente und Dateien.

Es ist Fluch und Segen zugleich – der Erfolg Ihres Unternehmens führt zu mehr Chaos und Verwirrung in der Organisation. Hier kann Ihnen eine Dokumentenverwaltungssoftware helfen.

Warum ist die Verwaltung Ihrer Dokumente für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung?

Je mehr wir uns bei unserer täglichen Arbeit auf Dokumente verlassen, desto wichtiger wird es, über starke Systeme zu verfügen, um diese zu verwalten.

Während Dokumente für unsere Arbeit von entscheidender Bedeutung sind, sind sie für viele Ineffizienzen in unserem Workflow verantwortlich. Wir haben alle stundenlang nach einem Dokument auf unserem Laptop oder Desktop, USB-Sticks oder Festplatten, Posteingang, Slack / Skype-Nachrichten, Cloud-Apps und mehr gesucht. Oder wir warten auf ein Dokument von einem der Mitarbeiter. Der Prozess der Einreichung, Bewertung und Genehmigung von Dokumenten dauert viel länger als nötig. Diese Dokumente wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch und können vernachlässigt oder verlegt werden, was unseren Workflow verlangsamt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Schauen Sie sich unsere Dienstleistungen an! Holen Sie uns an Bord, zusammen bringen wir Ihr Unternehmen auf Vordermann. Kosten sparen und Gewinne erwirtschaften hat noch niemanden geschadet.

Schauen Sie sich diese Zahlen an:

  • 77% der Gründer möchten einen Fernzugriff auf Dateien
  • Im Durchschnitt sucht eine Fachkraft 18 Minuten lang nach einem Dokument
  • Fast 20% der Arbeitszeit – das entspricht einem Tag pro Arbeitswoche – wird von Mitarbeitern verschwendet, die nach Informationen suchen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen
  • Dokumentensuche verursachet einen Produktivitätsverlust von 21,3%
  • 7,5% aller Papierdokumente gehen verloren
  • Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab einer halben Million Euro können bis zu 40.000 Euro pro Jahr einsparen, indem sie auf das digitale Dokumentenmanagement umstellen
Wie Sie sehen, kann eine nicht ordnungsgemäße Verwaltung von Dokumenten zu einem Chaos in der Organisation führen, dass die Produktivität beeinträchtigt. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Unternehmensdokumente einfach und effizient verwalten können.

Hier ein paar Tipps zur effizienten Verwaltung Ihrer Dokumente:

1. Legen Sie vorher die Standards fest

Das erste, was Sie tun müssen, um eine ganz einfache Organisationsstruktur für Ihre Dokumente zu erstellen, ist die Festlegung der Standards. Wenn Sie bestimmte Vorlagen für Ihre Geschäftsdokumente wie Rechnungen oder Finanzberichte haben, machen Sie diese für alle Interessengruppen und Mitarbeiter zugänglich.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den Verfahren, die sie zum Teilen und Überprüfen von Dokumenten befolgen müssen. Dies ist besonders wichtig, wenn bei der Dokumenterstellung verschiedene Mitarbeiter zusammenarbeiten.

2. Verwenden Sie eine einzelne Cloud-Speicherplattform

Stellen Sie für maximale Effizienz sicher, dass Ihr Team dieselbe Cloud-Speicherplattform verwendet. Da es viele Cloud-Speicherdienste gibt, ist das Auffinden und Freigeben von Dokumenten nicht effizient.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Plattform auswählen und sich daran halten. Wenn Sie Mitarbeitern erlauben, die Cloud-Speicher-App ihrer Wahl zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie ein Tool verwenden, mit dem Sie Ihre gesamte Arbeit aus verschiedenen Cloud-Speicher-Apps an einem Ort zusammenführen können.

3. Vermeiden Sie E-Mail-Anhänge

Laut Econsultancy senden und empfangen Mitarbeiter täglich etwa 15 E-Mails mit Anhängen. Das Teilen von Dateien und Dokumenten per E-Mail führt zu einem völligen Chaos. Wenn Sie eine Datei mehrmals freigeben, führt dies zu unzähligen Versionen derselben Datei. Dies erweitert Ihren bereits überlasteten Posteingang und führt zu einer Vielzahl von Anschlussfragen von Personen, die über die ursprüngliche und aktualisierte Datei verwirrt sind. “Wer hat die neueste Version?” Dies ist die einzige Konstante, die Sie hören werden, nachdem Sie ein Dokument an eine Gruppe von Mitarbeitern gesendet haben. Durch das Teilen von Dokumenten über ein Dokumentenverwaltungssystem werden alle Effizienzvorteile von E-Mail-Anhängen auf einfache Weise beseitigt.

4. Stellen Sie die Standardbenennungs-Richtlinien bereit

Legen Sie die Grundregeln für die Benennung von Dokumenten und Dateien fest, damit diese leicht durchsucht werden können. Dateinamen können Datumsangaben, Status, Format usw. enthalten, um die Datei detailliert zu beschreiben. Solche Namen machen die Dateien leicht durchsuchbar. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Namens-Richtlinien an Ihre Teammitglieder weitergeben, damit alles organisiert bleibt.

5. Verwenden Sie Unterordner

Unterordner fügen dem Organisationssystem eine natürliche Hierarchie hinzu und ermöglichen es Ihnen, Informationen systematisch zu strukturieren. Mit jeder Ebene der Unterordners kommen Sie Ihrer Datei ein Stück näher, sodass Sie leicht einem bestimmten Pfad zu Informationen folgen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ordner eine logische Hierarchie haben, indem Sie mit dem Hauptordner beginnen und Unterordner für verschiedene Abteilungen / Teams / Themen erstellen. Aber Vorsicht, ohne logische Hierarchie entsteht schnell Chaos.

6. Trennen Sie sie nach Format

Während das Benennen und Organisieren in Unterordnern großartig ist, ist das Trennen von Dateien nach ihrem Format eine zusätzliche Möglichkeit, Ihre Dateien und Dokumente zu organisieren.

Wenn Sie dies mit unserem Tipp für verschachtelte Ordner kombinieren, können Sie schnell und einfach Dateien finden. Beispielsweise können Ihre Mediendateien in separaten Ordnern gespeichert werden, die ihre eigenen Unterordner in Bezug auf verschiedene Medienformate wie Videos, Bilder, PDFs usw. haben können.

7. Löschen Sie nicht verwendete Dokumente

Dokumente können sich schnell ansammeln, wenn Ihr Unternehmen wächst. Auch wenn es wichtig ist, frühere Informationen und Daten aufzuzeichnen, ist das Löschen veralteter oder beschädigter Dateien eine einfache Möglichkeit, die Organisation aufrechtzuerhalten. Nehmen Sie sich in Zukunft etwas Zeit, um zusätzliche Dateien, Ordner und Dokumente zu entfernen, die von niemandem in Ihrem Team benötigt werden.

Fazit

Jedes Unternehmen muss die von ihm erstellten Dokumente verwalten, organisieren, optimieren und den Mitarbeitern bei Bedarf zugänglich machen. Mit Pharus Consulting müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen, wie Sie es umsetzen. Wir unterstützen Sie bei der Findung des richtigen Systems, das auf Ihr Unternehmen perfekt passt, bei der Implementierung in Ihr Unternehmen und bei der Schulung der Mitarbeiter. Kommen Sie auf uns zu, das erste Informationsgespräch ist bei uns für Sie kostenlos.

Warum also warten?

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Prozessmanagement

Prozessdokumentation

Prozessmanagement

Was Ist Prozessdokumentation?

Die Prozessdokumentation enthält eine detaillierte Beschreibung der Ausführung eines Prozesses. Das Prozessdokument beschreibt die genauen Schritte, die erforderlich sind, um eine Aufgabe oder einen Prozess von Anfang bis Ende abzuschließen. Die Prozessdokumentation zeigt auf, wie Mitarbeiter den Prozess in der Praxis ausführen und nicht, wie der Prozess in der Theorie ist. Die Prozessdokumentation ist für jedes Unternehmen wichtig, da sie die Konsistenz verbessert und Ihre Mitarbeiter sowohl aus ihren Erfolgen als auch aus ihren Fehlern lernen lässt.

Vorteile der Prozessdokumentation

Prozessdokumentation hilft Ihnen bei:
  • Zeit und Geld zu sparen
  • Fehler zu reduzieren
  • Standardisierung zu erstellen
  • Verbesserung des Onboardings (Einarbeitung) von Mitarbeitern
  • Effizienz am Arbeitsplatz zu schaffen
  • Suche nach zusätzlichen Möglichkeiten zur weiteren Verbesserung von Prozessen
  • Analyse der Arbeitsabläufe
Die Prozessdokumentation ist eine fortlaufende Dokumentation eines Prozesses, während ein Projekt oder eine Aufgabe ausgeführt wird, sozusagen die Analyse des Ist-Zusatands. Es hilft dabei, jeden Schritt eines Prozesses zu analysieren und einen Kontext zur Verbesserung des Prozesses bereitzustellen. Jede Organisation strebt danach, erfolgreich zu sein und mit der Zeit zu wachsen. Die einzige Möglichkeit zu wissen, ob der von Ihnen verwendete Geschäftsprozess gut genug ist, besteht darin, jeden einzelnen Schritt im Auge zu behalten und zu analysieren, Feedback zu erhalten und Änderungen zur Verbesserung vorzuschlagen. Nur dann kann das Unternehmen seine volle Kapazität erreichen und schneller wachsen.

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Warum benötigen Sie eine Prozessdokumentation?

Wenn es darum geht, neue Prozesse zu erstellen oder vorhandene zu verfeinern, gibt es keinen besseren Weg, als die Prozesse zu dokumentieren. Die folgenden Hauptvorteile möchte ein Unternehmen durch die Dokumentation seiner Prozesse erzielen:

1. Einen Prozess verbessern

Die meisten Unternehmen verwenden wiederholbare Geschäftsprozesse, um ihre Arbeit zu erledigen. Doch die Mitarbeiter legen keinen großen Wert auf das Aufschreiben von Schritten zu einem Prozess und verlassen sich bei der Ausführung von Aufgaben auf ihre Erfahrung oder ihre Interpretation. Dies ist aber oft ein Weg zur Katastrophe.

Es ist ein schwieriges Unterfangen, die Prozesse zu verbessern, wenn Sie nicht wissen:
  • Welche Geschäftsprozesse finden überhaupt statt?
  • Welche Rolle spielt jeder Schritt in einem Prozess?
  • Welche Rolle spielen Ihre Mitarbeiter im Prozesszyklus?
  • Wie sich der Prozess auf das Geschäftsergebnis auswirkt?
Um zu wissen, was zu tun ist, müssen Sie wissen, wo Sie anfangen sollen. Die Prozessdokumentation bietet somit einen Überblick über einen Prozess und hilft Unternehmen dabei, neue Strategien und Taktiken zu entwickeln, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern.

2. Verwenden Sie es für das Onboarding

Die Prozessdokumentation dient auch als wesentlicher Schulungsleitfaden für neue Mitarbeiter. Die Dokumentation dient als „Leitfaden“ für Neueinstellungen und macht sie mit ihren neuen Rollen vertraut.

Dies spart viel Zeit für die Führungskräfte, die ansonsten neuen Mitarbeitern detailliert einlernen müssten. Es beschleunigt die Lernkurve exponentiell und bietet alle Ressourcen, die zum Verständnis des Workflows erforderlich sind. Es hilft den Mitarbeitern zu verstehen, welche Rolle sie spielen und wie sie in die gesamte Organisation passen.

3. Klarheit schaffen

Ein weiterer wichtiger Grund für die Dokumentation von Prozessen ist die Beseitigung jeglicher Unklarheiten in Bezug auf Rolle und Verantwortung am Arbeitsplatz. In der Prozessdokumentation wird klar angegeben:
  • Aufgaben, die erforderlich sind, um einen Prozess abzuschließen
  • Individuelle Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Die Person, die die Verantwortung für eine Aufgabe trägt
  • Wie man die Aufgabe ausführt
Diese dokumentierte Methodik reduziert viel Verwirrung am Arbeitsplatz. Jeder kann jederzeit auf das Prozessdokument zugreifen, da er als zentrales Individuum für das gesamte Unternehmen fungiert. Diese Art von Transparenz verhindert, dass sich innerhalb von Teams Spannungen aufbauen.

4. Bewahren Sie das Schlüsselwissen auf

Ein häufig übersehener Vorteil der Prozessdokumentation ist die Fähigkeit, wichtige Informationen und Kenntnisse zu erhalten.

Durch das Notieren jedes einzelnen Schritts weiß jeder im Team, wie ein bestimmter Prozess ausgeführt wird. Wenn ein „hochkarätiger“ oder kritischer Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, nimmt er das Prozesswissen nicht mit.

5. Analyse

Die Prozessdokumentation erleichtert es dem Führungspersonal, frühere Versionen eines Prozesses zu analysieren und mit neuen zu vergleichen und die Effizienz zu berechnen, die Kosten zu senken und andere wichtige Merkmale zu analysieren.

Es hilft dem Management herauszufinden, ob ihre Bemühungen die erhofften Ergebnisse erzielen oder ob sie einen anderen Ansatz ausprobieren sollten.

Die Erkenntnisse aus der Prozessdokumentation können auch auf andere Prozesse übertragen werden, was viel Zeit und Geld spart.

Fazit

Ziel oder Zweck der Prozessdokumentation ist es, einen laufenden Prozess zu verfolgen, um ihn in Zukunft zu verbessern. Die Idee ist, aus der Dokumentation zu lernen, die unternommenen Schritte zu analysieren und Änderungen und Verbesserungen vorzuschlagen. Prozessdokumentation hilft bei:
  • Verbesserung der Prozesseffizienz
  • Auffinden von Fehlern
  • Verbesserung der Prozessqualität
  • Verringert die Zeit, die zum Abschließen eines Prozesses benötigt wird
  • Reduziert die Kosten
  • Bietet den beteiligten Mitarbeitern eine Übersicht an
Möchten Sie für Ihr Unternehmen eine Prozessdokumentation erstellen? Wir übernehmen diese Aufgabe gern. Gerade bei jungen Unternehmen sind die Prozesse nicht ausgearbeitet und nicht eingefahren, somit hat die Prozessdokumentation einen sehr hohen Stellenwert. Wir analysieren und protokollieren für Sie Ihre Prozesse, so läuft in Ihrem Unternehmen alles rund.

Warum also warten?

Sie wollen in Ihrem Unternehmen die vorhandenen Arbeitsprozesse optimieren? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie haben die Möglichkeit, dass wir Ihnen beratend zu Seite stehen. Oder wir übernehmen diese Aufgabe komplett. Wir führen die Interviews mit den Vorgesetzen und den Mitarbeitern, beobachten und dokumentieren die Tätigkeiten. Dabei achten wir darauf, dass die Mitarbeiter von uns nicht zu sehr abgelenkt werden. Sie bekommen eine professionelle Dokumentation und visualisierte Arbeitsprozesse.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Termin mit uns. Erstgespräch ist für Sie kostenlos und unverbindlich.