Arbeitsprozesse

Prozessmanagement, Arbeitsprozesse erstellen

Arbeitsprozesse in Unternehmen einführen

Viele junge Unternehmen sind der Meinung, dass Arbeitsprozesse für sie noch nicht wichtig sind, denn es ist noch alles am Aufbau. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, warum die Dokumentation der Arbeitsprozesse wichtig ist und warum es dafür nicht früh genug sein kann.

Arbeitsprozesse

Arbeitsprozesse sind die Schnittpunkte, die die Aufgaben mit den Erledigern zusammenführen und sicherstellen, dass Aufgaben organisiert erledigt werden.

Ein sehr wichtiger Aspekt dabei ist, die Prozesse dürfen nicht als starr betrachtet werden. Die Arbeitsprozesse müssen fortlaufend angepasst werden, um die Anzeichen zu erkennen, die nicht gut funktionieren oder obsolet geworden sind. Diese Informationen können Sie zur Verbesserung der Verfahrensweisen für Ihr Team nutzen.

Bei jungen Unternehmen ist oft die Veränderung die einzige Konstante. Deshalb ist es um so wichtiger für das Team die Arbeitsprozesse transparent zu halten und das genau Abbild der tatsächlichen Aufgaben widerzuspiegeln.

Nachfolgend bekommen Sie ein paar Tipps und Tricks, zur Bestimmung der Arbeitsprozesse Ihres Teams.

Wie werden Arbeitsprozesse ermittelt?

Die gängige Meinung ist, es sei eine einfache Angelegenheit, die Arbeitsprozesse des Teams zu bestimmen. Wenn es aber zu der Dokumentation der Prozesse kommt, ist es oft ungenau oder unvollständig.  Warum ist es so? Besonders wenn Sie langjährige Teammitglieder haben, die einfach wissen, wie sie vorgehen müssen, unabhängig davon ob sie nun eine Anweisung erhalten haben oder nicht, erledigen sie ihre Arbeit, ohne darüber nachzudenken. Das macht die Dokumentation der Arbeitsprozesse schwierig.

Möchten Sie also Ihre aktuellen Prozesse erfassen, dann gehört viel beobachten und hinterfragen dazu. Deswegen lohnt es sich immer ein Unternehmensberater dafür zu holen. Dieser kennt die Abläufe und die Arbeitsweisen der Mitarbeiter nicht und hinterfragt jedes einzelne Detail, so entsteht ein sehr genaues Abbild.

Mit den drei nachfolgenden Schritten können Sie Ihre Arbeitsprozesse am besten erfassen.

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1. Teammitglieder einbeziehen

Versuchen Sie nicht sich den großen Überblick zu verschaffen, fragen Sie stattdessen die Teammitglieder nach dem Aufgaben- und Informationsfluss. Das bedeutet, dass Sie eng mit Ihrem Team zusammenarbeiten müssen, um deren Arbeitsweise wirklich zu verstehen.

Starten Sie mit einem einfachen Geschäftsprozess, z.B. Rechnung an den Kunden versenden. Dazu befragen Sie dann die zuständige Person nach den einzelnen Schritten in diesem Prozess. Sobald diese Person irgendwelche Informationen erwähnt, die sie von jemand anderem erhält, wird direkt in die Tiefe gefragt. Vom wem erhalten Sie diese Informationen? Wann erhalten Sie diese Informationen? Wie erhalten Sie diese Informationen?

Im nächsten Schritt befragen Sie dann die erwähnten Personen mit der gleichen Systematik bis Sie am Auslöser des Prozesses angelangt sind. In dem Beispiel für die Rechnung wäre es die gesamte Kette vom Verkauf des Produkts/der Dienstleistung bis zur Erstellung der Rechnung.

Bei der Erstellung dieses Arbeitsprozesses werden Sie überrascht sein welche Erkenntnisse Sie über ihr Team dadurch gewinnen. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Informationen mit Sorgfalt zu sammeln, es wird Ihnen definitiv dabei helfen, tief in Ihre aktuellen Prozesse einzusehen.

2. Arbeitsprozess darstellen

Nachdem Sie im ersten Schritt alle Informationen über den Arbeitsprozess gesammelt haben, beginnt die Visualisierung. Die visuelle Darstellung des Prozesses ist eine Orientierungshilfe.

Beginnen Sie mit einem einfachen Ablaufdiagramm. Die Erstellung eines Ablaufdiagramms erfreut sich in der Geschäftswelt immer größerer Beliebtheit. Im ersten Schritt besteht der Zweck darin, ein tiefgehendes Verständnis über die Prozesse, Mitarbeiter, Inputs und Outputs zu erhalten. Und im zweiten Schritt den Prozess zu vereinfachen, effizienter zu gestalten und nach Möglichkeit die Prozessergebnisse zu verbessern.

Visualisieren Sie es also nach Ihrem belieben, so dass es für Ihren Arbeitsprozess am besten passt. Scheuen Sie sich also nicht davor, kreativ zu werden. Die Visualisierung ist der Ausgangpunkt für den dritten Schritt.

3. Arbeitsprozesse optimieren

Die Dokumentation der Arbeitsprozesse dient nicht nur dazu, die Abläufe besser kennenzulernen, es soll auch zur Verbesserung dieses Prozessmanagements führen. Das heißt, außer der Klarstellung des Arbeitsprozesses müssen Sie ermitteln, wo es zu Störungen kommen könnte.

Die zwei vorgenannten Schritte, erleichtern es Ihnen, fehlende Aspekte oder nicht nach Plan laufende Bereiche zu entdecken.

Dokumentieren Sie die Schwierigkeiten und sonstige auftretenden Probleme, so werden Sie sich zwangsläufig damit auseinandersetzen, wenn Sie den neuen Prozess erstellen.

Das Dokumentieren und Wissen, wo genau Krisenherde vorhanden sind, hilft Ihnen, diese zu umgehen oder zu lösen und Bedenken von Mitarbeitern einzubeziehen, die bei der Einführung des neuen Arbeitsprozesses wichtig sind.

Fazit

Die Erfassung der Arbeitsprozesse sieht banal aus. Schnell gehen aber Aufgaben unter und werden nicht berücksichtigt. Oder es werden nicht alle Mitarbeiter in den Prozess einbezogen, so dass die Information unvollständig ist.

Wir sind als Unternehmensberater in Erlangen, Nürnberg, Fürth und Umgebung externer Partner für junge Unternehmen dafür gut geeignet Ihre Arbeitsprozesse darzustellen und zu optimieren. Als externer Partner hinterfragen und beleuchten wir mehr Schritte und Tätigkeiten, so kommen wir an genauere Informationen. Je genauer und vollständiger die Informationen sind, desto wertvoller sind diese. Damit werden Probleme und Hindernisse aufgedeckt, so dass man diese besser angehen kann oder im besten Fall komplett eliminieren.

Arbeitsprozesse sind äußerst wichtig für das Vorankommen des Unternehmens. Für wachsende Unternehmen ist es eine große Erleichterung bei dem Einlernen (Onboarding) von neuen Mitarbeitern. Bestandene Unternehmen erreichen durch die Arbeitsprozesse eine Vereinfachung oder Verschlankung der Abläufe und somit werden Kosten gespart.

Warum also warten?

Sie wollen in Ihrem Unternehmen feste Arbeitsprozesse einführen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie haben die Möglichkeit, dass wir Ihnen beratend zu Seite stehen. Oder wir übernehmen diese Aufgabe komplett. Wir führen die Interviews mit den Vorgesetzen und den Mitarbeitern, beobachten und dokumentieren die Tätigkeiten. Dabei achten wir darauf, dass die Mitarbeiter von uns nicht zu sehr abgelenkt werden. Sie bekommen eine professionelle Dokumentation und visualisierte Arbeitsprozesse.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Termin mit uns. Erstgespräch ist für Sie kostenlos und unverbindlich.

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