Dokumenten Management

Dokumentenmanagement

Wie können Sie Ihre Dokumente effektiv verwalten?

Zeit ist das wichtigste Kapital, das wir alle haben. Einmal weg, werden Sie es nie mehr zurückbekommen, deshalb ist es wichtig das Beste daraus zu machen. Aus diesem Grund versuchen viele von uns, jeden Tag produktiv zu sein und in der begrenzten Zeit so viel wie möglich zu schaffen. In unserem Bestreben, überproduktiv zu sein, übersehen wir jedoch insbesondere kleine Dinge, die uns unsere Zeit kosten. 

Eine solche Sache, für die wir unwissentlich unsere Zeit verschwenden, ist die Suche nach Dateien und Dokumenten.

Dokumente verursachen Chaos

McKinsey berichtete, dass „Mitarbeiter täglich 1,8 Stunden – durchschnittlich 9,3 Stunden pro Woche – damit verbringen, Informationen zu suchen und zu sammeln“. Anders ausgedrückt: Unternehmen stellen 5 Mitarbeiter ein, aber nur 4 kommen zur Arbeit. Der fünfte ist auf der Suche nach Antworten, er trägt aber keinen Wert bei.

Täglich erstellen und verwalten Unternehmen große Mengen von Geschäftsdokumenten wie Handbücher, Vorschläge, Anleitungen, Blogposts, Verkaufspräsentationen, Onboarding-Material, Personalrichtlinien, Checklisten, Pressemitteilungen und mehr. Wenn Ihr Unternehmen erfolgreich wird, wächst Ihr Team und Sie erstellen täglich mehr Dokumente und Dateien.

Es ist Fluch und Segen zugleich – der Erfolg Ihres Unternehmens führt zu mehr Chaos und Verwirrung in der Organisation. Hier kann Ihnen eine Dokumentenverwaltungssoftware helfen.

Warum ist die Verwaltung Ihrer Dokumente für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung?

Je mehr wir uns bei unserer täglichen Arbeit auf Dokumente verlassen, desto wichtiger wird es, über starke Systeme zu verfügen, um diese zu verwalten.

Während Dokumente für unsere Arbeit von entscheidender Bedeutung sind, sind sie für viele Ineffizienzen in unserem Workflow verantwortlich. Wir haben alle stundenlang nach einem Dokument auf unserem Laptop oder Desktop, USB-Sticks oder Festplatten, Posteingang, Slack / Skype-Nachrichten, Cloud-Apps und mehr gesucht. Oder wir warten auf ein Dokument von einem der Mitarbeiter. Der Prozess der Einreichung, Bewertung und Genehmigung von Dokumenten dauert viel länger als nötig. Diese Dokumente wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch und können vernachlässigt oder verlegt werden, was unseren Workflow verlangsamt.

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Schauen Sie sich diese Zahlen an:

  • 77% der Gründer möchten einen Fernzugriff auf Dateien
  • Im Durchschnitt sucht eine Fachkraft 18 Minuten lang nach einem Dokument
  • Fast 20% der Arbeitszeit – das entspricht einem Tag pro Arbeitswoche – wird von Mitarbeitern verschwendet, die nach Informationen suchen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen
  • Dokumentensuche verursachet einen Produktivitätsverlust von 21,3%
  • 7,5% aller Papierdokumente gehen verloren
  • Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab einer halben Million Euro können bis zu 40.000 Euro pro Jahr einsparen, indem sie auf das digitale Dokumentenmanagement umstellen
Wie Sie sehen, kann eine nicht ordnungsgemäße Verwaltung von Dokumenten zu einem Chaos in der Organisation führen, dass die Produktivität beeinträchtigt. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Unternehmensdokumente einfach und effizient verwalten können.

Hier ein paar Tipps zur effizienten Verwaltung Ihrer Dokumente:

1. Legen Sie vorher die Standards fest

Das erste, was Sie tun müssen, um eine ganz einfache Organisationsstruktur für Ihre Dokumente zu erstellen, ist die Festlegung der Standards. Wenn Sie bestimmte Vorlagen für Ihre Geschäftsdokumente wie Rechnungen oder Finanzberichte haben, machen Sie diese für alle Interessengruppen und Mitarbeiter zugänglich.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den Verfahren, die sie zum Teilen und Überprüfen von Dokumenten befolgen müssen. Dies ist besonders wichtig, wenn bei der Dokumenterstellung verschiedene Mitarbeiter zusammenarbeiten.

2. Verwenden Sie eine einzelne Cloud-Speicherplattform

Stellen Sie für maximale Effizienz sicher, dass Ihr Team dieselbe Cloud-Speicherplattform verwendet. Da es viele Cloud-Speicherdienste gibt, ist das Auffinden und Freigeben von Dokumenten nicht effizient.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Plattform auswählen und sich daran halten. Wenn Sie Mitarbeitern erlauben, die Cloud-Speicher-App ihrer Wahl zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie ein Tool verwenden, mit dem Sie Ihre gesamte Arbeit aus verschiedenen Cloud-Speicher-Apps an einem Ort zusammenführen können.

3. Vermeiden Sie E-Mail-Anhänge

Laut Econsultancy senden und empfangen Mitarbeiter täglich etwa 15 E-Mails mit Anhängen. Das Teilen von Dateien und Dokumenten per E-Mail führt zu einem völligen Chaos. Wenn Sie eine Datei mehrmals freigeben, führt dies zu unzähligen Versionen derselben Datei. Dies erweitert Ihren bereits überlasteten Posteingang und führt zu einer Vielzahl von Anschlussfragen von Personen, die über die ursprüngliche und aktualisierte Datei verwirrt sind. “Wer hat die neueste Version?” Dies ist die einzige Konstante, die Sie hören werden, nachdem Sie ein Dokument an eine Gruppe von Mitarbeitern gesendet haben. Durch das Teilen von Dokumenten über ein Dokumentenverwaltungssystem werden alle Effizienzvorteile von E-Mail-Anhängen auf einfache Weise beseitigt.

4. Stellen Sie die Standardbenennungs-Richtlinien bereit

Legen Sie die Grundregeln für die Benennung von Dokumenten und Dateien fest, damit diese leicht durchsucht werden können. Dateinamen können Datumsangaben, Status, Format usw. enthalten, um die Datei detailliert zu beschreiben. Solche Namen machen die Dateien leicht durchsuchbar. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Namens-Richtlinien an Ihre Teammitglieder weitergeben, damit alles organisiert bleibt.

5. Verwenden Sie Unterordner

Unterordner fügen dem Organisationssystem eine natürliche Hierarchie hinzu und ermöglichen es Ihnen, Informationen systematisch zu strukturieren. Mit jeder Ebene der Unterordners kommen Sie Ihrer Datei ein Stück näher, sodass Sie leicht einem bestimmten Pfad zu Informationen folgen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ordner eine logische Hierarchie haben, indem Sie mit dem Hauptordner beginnen und Unterordner für verschiedene Abteilungen / Teams / Themen erstellen. Aber Vorsicht, ohne logische Hierarchie entsteht schnell Chaos.

6. Trennen Sie sie nach Format

Während das Benennen und Organisieren in Unterordnern großartig ist, ist das Trennen von Dateien nach ihrem Format eine zusätzliche Möglichkeit, Ihre Dateien und Dokumente zu organisieren.

Wenn Sie dies mit unserem Tipp für verschachtelte Ordner kombinieren, können Sie schnell und einfach Dateien finden. Beispielsweise können Ihre Mediendateien in separaten Ordnern gespeichert werden, die ihre eigenen Unterordner in Bezug auf verschiedene Medienformate wie Videos, Bilder, PDFs usw. haben können.

7. Löschen Sie nicht verwendete Dokumente

Dokumente können sich schnell ansammeln, wenn Ihr Unternehmen wächst. Auch wenn es wichtig ist, frühere Informationen und Daten aufzuzeichnen, ist das Löschen veralteter oder beschädigter Dateien eine einfache Möglichkeit, die Organisation aufrechtzuerhalten. Nehmen Sie sich in Zukunft etwas Zeit, um zusätzliche Dateien, Ordner und Dokumente zu entfernen, die von niemandem in Ihrem Team benötigt werden.

Fazit

Jedes Unternehmen muss die von ihm erstellten Dokumente verwalten, organisieren, optimieren und den Mitarbeitern bei Bedarf zugänglich machen. Mit Pharus Consulting müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen, wie Sie es umsetzen. Wir unterstützen Sie bei der Findung des richtigen Systems, das auf Ihr Unternehmen perfekt passt, bei der Implementierung in Ihr Unternehmen und bei der Schulung der Mitarbeiter. Kommen Sie auf uns zu, das erste Informationsgespräch ist bei uns für Sie kostenlos.

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