Kommunikationsplan für Projektmanagement

Wie erstelle ich einen Kommunikationsplan für das Projektmanagement?

Jedes Projekt benötigt einen Projektmanager, der die Richtung vorgibt und das passende Team für den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Weitere wichtige Voraussetzungen für ein effektives Projektmanagement sind Projektpläne, Zeitpläne und Budgets. Ein häufig vergessenes Element ist leider ein Kommunikationsplan.

Warum ist ein Kommunikationsplan so wichtig?

Vorab ein paar Zahlen:

  • Eine Umfrage ergab, dass ein wesentlicher Faktor für ein erfolgreiches Projektmanagement eine wirksame Kommunikation ist.
  • Wirksame Kommunikation führt dazu, dass die Unternehmen zu Leistungsträgern werden – 80 Prozent der Projekte erfüllen alle ihre Ziele.
  • 28 Prozent der Mitarbeiter gaben an, dass schlechte Kommunikation die Hauptursache dafür war, dass ein Projekt nicht rechtzeitig beendet wurde.

Einen effektiven Kommunikationsplan für das Projektmanagement zu erstellen, ist eine wichtige Kompetente, die für die Projektmanager mehr in den Fokus rücken muss. Ein Kommunikationsplan legt die Grundlage für die Definition der Kommunikation rund um ein Projekt fest – er definiert das Was, Wann, Wie und an Wen usw. kommuniziert wird.

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Was ist ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement?

Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement ist ein Plan, der die Kommunikationsstrategie definiert, die im Verlauf eines Projekts verfolgt werden soll.

Es gibt an, wie die Informationen für die Dauer des Projekts an alle Interessengruppen kommuniziert werden, definiert die Interessengruppen, die benötigte Kommunikation, wie es kommuniziert werden soll und wie oft.

Eine häufige und konsistente Kommunikation mit externen Partnern ist entscheidend, um eine gesunde Geschäftsbeziehung zu ihnen aufrechtzuerhalten. Es bewirkt ein gewisses Maß an Transparenz für den Projektfortschritt und kann die Interessengruppen vor möglichen Problemen warnen.

Erfolgreiche Kommunikation hilft dabei, sich auf Ziele und Zwischenziele zu konzentrieren, und sensibilisiert alle Beteiligten für ihre Rollen und Verantwortlichkeiten.

Wenn während eines Projekts Änderungen vorgenommen werden, können alle Beteiligten schnell auf die Änderungen aufmerksam gemacht werden, somit wird auch das Risiko für das gesamte Projekt minimiert.

Ihre Kommunikationsstrategie sollte Folgendes definieren:

  • Ziel – Warum Kommunikation benötigt wird?
  • Interessengruppen – Wer muss informiert werden – ein Kunde, ein Team, ein Anbieter, ein Manager, ein Finanzier und/oder andere Beteiligte?
  • Inhalt – Was kommuniziert werden soll – die wichtigsten Informationen, die geteilt werden sollen?
  • Zeitpläne – Wann und wie oft zu informieren – Lege eine Häufigkeit und einen Zeitraum fest?
  • Medium – Wo und wie kommuniziert werden soll – E-Mails, Besprechungen, Tools oder Berichte?

Warum ist ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement so wichtig?

Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement ist ein wichtiger Bestandteil großer Projekte mit komplexen Ergebnissen. Diese Pläne helfen dabei, zu berichten, was gut läuft und was nicht, und Entscheidungen zu treffen, um den Projekterfolg sicherzustellen.

Kleine Projekte und Unternehmen könnten auch stark von der Erstellung eines Kommunikationsplans profitieren, um die Zustimmung aller Beteiligten zu erhalten und ihr Vertrauen zu stärken.

Sowohl für kleine als auch für große Projekt gibt es mit einem Kommunikationsplan weniger Reibungsverluste bei der Kommunikation und somit ist es weniger fehleranfällig.

Vorteile eines Kommunikationsplans:

  • Sorgt für Transparenz in den Arbeitsverläufen
  • Probleme und Risiken können schnell entdeckt und gelöst werden
  • Auf die vorhandenen Informationen kann schneller und effizienter zugegriffen werden
  • Externe und interne Gruppen sind jederzeit gut informiert

Fazit

Ein klarer Kommunikationsplan schafft die Grundlage für eine effektive Kommunikation während des gesamten Projekts. Es kann einen offenen Dialog zwischen allen Projektbeteiligten schaffen, wodurch Vertrauen in das Team geschaffen und kohärente Anstrengungen unternommen werden, um den Projekterfolg zu steuern.

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