Prozessdokumentation

Prozessmanagement

Was Ist Prozessdokumentation?

Die Prozessdokumentation enthält eine detaillierte Beschreibung der Ausführung eines Prozesses. Das Prozessdokument beschreibt die genauen Schritte, die erforderlich sind, um eine Aufgabe oder einen Prozess von Anfang bis Ende abzuschließen. Die Prozessdokumentation zeigt auf, wie Mitarbeiter den Prozess in der Praxis ausführen und nicht, wie der Prozess in der Theorie ist. Die Prozessdokumentation ist für jedes Unternehmen wichtig, da sie die Konsistenz verbessert und Ihre Mitarbeiter sowohl aus ihren Erfolgen als auch aus ihren Fehlern lernen lässt.

Vorteile der Prozessdokumentation

Prozessdokumentation hilft Ihnen bei:
  • Zeit und Geld zu sparen
  • Fehler zu reduzieren
  • Standardisierung zu erstellen
  • Verbesserung des Onboardings (Einarbeitung) von Mitarbeitern
  • Effizienz am Arbeitsplatz zu schaffen
  • Suche nach zusätzlichen Möglichkeiten zur weiteren Verbesserung von Prozessen
  • Analyse der Arbeitsabläufe
Die Prozessdokumentation ist eine fortlaufende Dokumentation eines Prozesses, während ein Projekt oder eine Aufgabe ausgeführt wird, sozusagen die Analyse des Ist-Zusatands. Es hilft dabei, jeden Schritt eines Prozesses zu analysieren und einen Kontext zur Verbesserung des Prozesses bereitzustellen. Jede Organisation strebt danach, erfolgreich zu sein und mit der Zeit zu wachsen. Die einzige Möglichkeit zu wissen, ob der von Ihnen verwendete Geschäftsprozess gut genug ist, besteht darin, jeden einzelnen Schritt im Auge zu behalten und zu analysieren, Feedback zu erhalten und Änderungen zur Verbesserung vorzuschlagen. Nur dann kann das Unternehmen seine volle Kapazität erreichen und schneller wachsen.

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Warum benötigen Sie eine Prozessdokumentation?

Wenn es darum geht, neue Prozesse zu erstellen oder vorhandene zu verfeinern, gibt es keinen besseren Weg, als die Prozesse zu dokumentieren. Die folgenden Hauptvorteile möchte ein Unternehmen durch die Dokumentation seiner Prozesse erzielen:

1. Einen Prozess verbessern

Die meisten Unternehmen verwenden wiederholbare Geschäftsprozesse, um ihre Arbeit zu erledigen. Doch die Mitarbeiter legen keinen großen Wert auf das Aufschreiben von Schritten zu einem Prozess und verlassen sich bei der Ausführung von Aufgaben auf ihre Erfahrung oder ihre Interpretation. Dies ist aber oft ein Weg zur Katastrophe.

Es ist ein schwieriges Unterfangen, die Prozesse zu verbessern, wenn Sie nicht wissen:
  • Welche Geschäftsprozesse finden überhaupt statt?
  • Welche Rolle spielt jeder Schritt in einem Prozess?
  • Welche Rolle spielen Ihre Mitarbeiter im Prozesszyklus?
  • Wie sich der Prozess auf das Geschäftsergebnis auswirkt?
Um zu wissen, was zu tun ist, müssen Sie wissen, wo Sie anfangen sollen. Die Prozessdokumentation bietet somit einen Überblick über einen Prozess und hilft Unternehmen dabei, neue Strategien und Taktiken zu entwickeln, um die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern.

2. Verwenden Sie es für das Onboarding

Die Prozessdokumentation dient auch als wesentlicher Schulungsleitfaden für neue Mitarbeiter. Die Dokumentation dient als „Leitfaden“ für Neueinstellungen und macht sie mit ihren neuen Rollen vertraut.

Dies spart viel Zeit für die Führungskräfte, die ansonsten neuen Mitarbeitern detailliert einlernen müssten. Es beschleunigt die Lernkurve exponentiell und bietet alle Ressourcen, die zum Verständnis des Workflows erforderlich sind. Es hilft den Mitarbeitern zu verstehen, welche Rolle sie spielen und wie sie in die gesamte Organisation passen.

3. Klarheit schaffen

Ein weiterer wichtiger Grund für die Dokumentation von Prozessen ist die Beseitigung jeglicher Unklarheiten in Bezug auf Rolle und Verantwortung am Arbeitsplatz. In der Prozessdokumentation wird klar angegeben:
  • Aufgaben, die erforderlich sind, um einen Prozess abzuschließen
  • Individuelle Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Die Person, die die Verantwortung für eine Aufgabe trägt
  • Wie man die Aufgabe ausführt
Diese dokumentierte Methodik reduziert viel Verwirrung am Arbeitsplatz. Jeder kann jederzeit auf das Prozessdokument zugreifen, da er als zentrales Individuum für das gesamte Unternehmen fungiert. Diese Art von Transparenz verhindert, dass sich innerhalb von Teams Spannungen aufbauen.

4. Bewahren Sie das Schlüsselwissen auf

Ein häufig übersehener Vorteil der Prozessdokumentation ist die Fähigkeit, wichtige Informationen und Kenntnisse zu erhalten.

Durch das Notieren jedes einzelnen Schritts weiß jeder im Team, wie ein bestimmter Prozess ausgeführt wird. Wenn ein „hochkarätiger“ oder kritischer Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, nimmt er das Prozesswissen nicht mit.

5. Analyse

Die Prozessdokumentation erleichtert es dem Führungspersonal, frühere Versionen eines Prozesses zu analysieren und mit neuen zu vergleichen und die Effizienz zu berechnen, die Kosten zu senken und andere wichtige Merkmale zu analysieren.

Es hilft dem Management herauszufinden, ob ihre Bemühungen die erhofften Ergebnisse erzielen oder ob sie einen anderen Ansatz ausprobieren sollten.

Die Erkenntnisse aus der Prozessdokumentation können auch auf andere Prozesse übertragen werden, was viel Zeit und Geld spart.

Fazit

Ziel oder Zweck der Prozessdokumentation ist es, einen laufenden Prozess zu verfolgen, um ihn in Zukunft zu verbessern. Die Idee ist, aus der Dokumentation zu lernen, die unternommenen Schritte zu analysieren und Änderungen und Verbesserungen vorzuschlagen. Prozessdokumentation hilft bei:
  • Verbesserung der Prozesseffizienz
  • Auffinden von Fehlern
  • Verbesserung der Prozessqualität
  • Verringert die Zeit, die zum Abschließen eines Prozesses benötigt wird
  • Reduziert die Kosten
  • Bietet den beteiligten Mitarbeitern eine Übersicht an
Möchten Sie für Ihr Unternehmen eine Prozessdokumentation erstellen? Wir übernehmen diese Aufgabe gern. Gerade bei jungen Unternehmen sind die Prozesse nicht ausgearbeitet und nicht eingefahren, somit hat die Prozessdokumentation einen sehr hohen Stellenwert. Wir analysieren und protokollieren für Sie Ihre Prozesse, so läuft in Ihrem Unternehmen alles rund.

Warum also warten?

Sie wollen in Ihrem Unternehmen die vorhandenen Arbeitsprozesse optimieren? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie haben die Möglichkeit, dass wir Ihnen beratend zu Seite stehen. Oder wir übernehmen diese Aufgabe komplett. Wir führen die Interviews mit den Vorgesetzen und den Mitarbeitern, beobachten und dokumentieren die Tätigkeiten. Dabei achten wir darauf, dass die Mitarbeiter von uns nicht zu sehr abgelenkt werden. Sie bekommen eine professionelle Dokumentation und visualisierte Arbeitsprozesse.

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