Arbeitsprozesse optimieren, verbessern

Arbeitsprozesse optimieren

Arbeitsprozesse optimieren, verbessern

Arbeitsprozesse in Unternehmen optimieren

Die Verbesserung eines Arbeitsprozesses erfolgt immer nach der Darstellung der eigentlichen Arbeitsprozesse. Wenn Sie verstehen, wie Ihr aktueller Arbeitsprozess aussieht und welche Bereiche der Verbesserung bedürfen, erst dann sind Sie in der Lage die Bewältigung von betrieblichen Problemen, die den Ablauf verlangsamen, anzugehen.

Für die Verbesserung der Arbeitsprozesse sind diese vier Schritte erforderlich:

1. Stellen Sie Fragen

Die Kommunikation steht nicht nur bei der Ermittlung der Arbeitsprozesse an vorderster Stelle, sie ist auch bei der Optimierung der Prozesse sehr wichtig.

Führen Sie mit Ihren Mitarbeitern ein offenes und ehrliches Gespräch. Warum kommt es zu bestimmten Problemen? Warum treten die Probleme an gleicher Stelle auf? Gibt es etwas Bestimmtes, das sie für die reibungslose Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, jedoch zurzeit nicht erhalten? Was würde ihnen ihre Arbeit erleichtern? Es fällt den Mitarbeitern leichter diese Fragen einem externen Partner zu beantworten und die Lösungsvorschläge zu offenbaren. Wir als Unternehmensberater kommen mit gezielten Fragetechniken ganz neutral an die gewünschten Informationen und haben ein offenes Ohr für Ihr Team.

Genau zu verstehen, welche Probleme und Bedenken Ihre Mitarbeiter haben, warum diese auftreten und wie sie beseitigt werden können, hilft Ihnen bei der Optimierung des Arbeitsprozesses.

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2. Arbeitsprozess darstellen, Ablaufdiagramm erstellen

Das Visualisieren eines Arbeitsprozesses hilft Ihnen einen Überblick zu verschaffen und zu gewährleisten, dass Sie alle Probleme und Hindernisse berücksichtigt haben. Denn nur so können Sie bessere Nachforschungen betreiben und bessere Lösungen finden.

Das Ablaufdiagramm dient hier als ein Übersichtsbild, somit muss hier nicht auf die formelle Gestaltung geachtet werden. Wichtiger ist hier das Ziel allen Parteien das Ablaufdiagramm verständlich zu machen. Haben Sie es auf eine Weise gestalten, dass Ihr gesamtes Team das Ablaufdiagramm versteht, dann haben Sie für diesen Schritt das Ziel erreicht.

Beim Erstellen des Ablaufdiagramms entwerfen Sie es so, als würden Sie einen Arbeitsprozess in einem vollkommen neuen Unternehmen erschaffen. Zusätzlich hat dieses „neue Unternehmen“ alle Ressourcen zur Verfügung. Dies hilft Ihnen, alle existierenden Barrieren in Ihrer Vorstellung abzuschütteln, die Sie beim Entwurf des optimalen Ablaufdiagramms einschränken. So gestalten Sie dann einen Prozess, der die Arbeitsweise Ihres Teams tatsächlich verbessern wird.

3. Beginnen Sie beim Output

Wer einen komplett neuen Prozess aufstellen muss, kann sich leicht überfordert fühlen. Die beste Vorgehensweise ist es tatsächlich, vom Endergebnis an die Sache ranzugehen und sich zum Auslöser hinzuarbeiten.

Beginnen Sie mit dem Ziel oder Ergebnis des Prozesses. Stellen Sie Fragen, wie „Was müssen wir tun, um dieses Resultat zu erreichen?“ und arbeiten Sie sich langsam bis zum Startpunkt des Prozesses. Gehen Sie bei jeder nachfolgenden Antwort genauso vor, bis der Prozess vollständig definiert ist. Wichtig ist das Team in die Entwicklung bei jedem Schritt einzubeziehen.

Nehmen wir an, Sie möchten den Prozess darstellen, wie Ihr Content-Team einen Blogbeitrag erstellt. Statt zum Anfang zu springen und sich zum Ergebnis durchzuarbeiten, starten Sie mit dem Endergebnis: Blog Beitrag ist veröffentlicht. Welcher Schritt geht dem voraus? Der Termin der Veröffentlichung wird geplant. Und davor? Er wird final korregiert. Und davor? Bilder werden hinzugefügt.

So gehen Sie Schritt für Schritt zurück durch jedes kleinste Puzzleteil bis Sie den Auslöser erreicht haben – die Auswahl einer Idee für den Blogbeitrag.

Sobald der Entwurf des optimalen Prozesses abgeschlossen ist, sollten Sie den vorhandenen und den optimalen Prozess vergleichen.

Achten Sie im gegenwärtigen Arbeitsprozess auf folgende Punkte:

  • Etwas könnte oder sollte geschehen, tut es aber nicht.
  • Etwas sollte nicht geschehen, tut es aber.
  • Etwas geschieht, Sie wissen aber nicht warum.

4. Fokus auf das wesentliche

Dieser letzte Schritt dient dazu die vorherigen Schritte zu „verschlanken“. Denn selbst mit den oben genannten Schritten können Sie immer noch mit einem aufgeblähten, viel zu komplizierten Arbeitsprozess enden.

Die meisten Prozesse können in maximal sechs Schritte unterteilt werden. Dies schließt auch viele Variablen und Teilschritte ein. Deshalb ist es wichtig, den Umfang Ihres Arbeitsprozesses möglichst zu verringern und ihn so weit wie möglich zu vereinfachen.

Achten Sie dabei auf Bereiche, in denen viele Mitarbeiter involviert sind, hier gibt es den meisten Anpassungsbedarf. Grundsätzlich gilt, je weniger Personen an der Bearbeitung einer Aufgabe beteiligt sind, desto besser.

Neue Arbeitsprozesse einführen

Wenn Sie einen neuen und verbesserten Prozess vorstellen, beachten Sie, dass es zu Widerstand in Ihrem Team kommen kann. Auch wenn dieser Prozess dafür entwickelt wurde, die Arbeit für Ihr Team zu erleichtern. Deswegen unser Tipp: stellen Sie den endgültigen Arbeitsprozess nicht als gegeben hin, lassen Sie das Team während des Prozessaufbau immer mitwirken. So ist die Akzeptanz am Ende am größten.

Gestalten Sie die Kommunikation für den neuen Arbeitsprozess transparent. Von der Integration in die Erarbeitung, weiter über in die Optimierung. Wenn der optimale Prozess entwickelt ist, berufen Sie ein Meeting ein und klären die Mitarbeiter auf. Lassen Sie sie aber auch danach nicht alleine, halten Sie eine Schulung mit Übungen, damit wirklich alle Teammitglieder den Arbeitsprozess verstehen und akzeptieren.

Erklären Sie auch, warum diese Veränderung notwendig war, sprechen Sie hierbei unbedingt die von Ihnen und Ihrem Team erkannten Herausforderungen und Probleme an.

Je mehr Mitarbeiter verstehen, warum die Änderung vorgenommen wurde und inwiefern sie ihnen hilft, desto entgegenkommender und engagierter werden sie sein.

Warum also warten?

Sie wollen in Ihrem Unternehmen die vorhandenen Arbeitsprozesse optimieren? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie haben die Möglichkeit, dass wir Ihnen beratend zu Seite stehen. Oder wir übernehmen diese Aufgabe komplett. Wir führen die Interviews mit den Vorgesetzen und den Mitarbeitern, beobachten und dokumentieren die Tätigkeiten. Dabei achten wir darauf, dass die Mitarbeiter von uns nicht zu sehr abgelenkt werden. Sie bekommen eine professionelle Dokumentation und visualisierte Arbeitsprozesse.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Termin mit uns. Erstgespräch ist für Sie kostenlos und unverbindlich.

Prozessmanagement, Arbeitsprozesse erstellen

Arbeitsprozesse

Prozessmanagement, Arbeitsprozesse erstellen

Arbeitsprozesse in Unternehmen einführen

Viele junge Unternehmen sind der Meinung, dass Arbeitsprozesse für sie noch nicht wichtig sind, denn es ist noch alles am Aufbau. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, warum die Dokumentation der Arbeitsprozesse wichtig ist und warum es dafür nicht früh genug sein kann.

Arbeitsprozesse

Arbeitsprozesse sind die Schnittpunkte, die die Aufgaben mit den Erledigern zusammenführen und sicherstellen, dass Aufgaben organisiert erledigt werden.

Ein sehr wichtiger Aspekt dabei ist, die Prozesse dürfen nicht als starr betrachtet werden. Die Arbeitsprozesse müssen fortlaufend angepasst werden, um die Anzeichen zu erkennen, die nicht gut funktionieren oder obsolet geworden sind. Diese Informationen können Sie zur Verbesserung der Verfahrensweisen für Ihr Team nutzen.

Bei jungen Unternehmen ist oft die Veränderung die einzige Konstante. Deshalb ist es um so wichtiger für das Team die Arbeitsprozesse transparent zu halten und das genau Abbild der tatsächlichen Aufgaben widerzuspiegeln.

Nachfolgend bekommen Sie ein paar Tipps und Tricks, zur Bestimmung der Arbeitsprozesse Ihres Teams.

Wie werden Arbeitsprozesse ermittelt?

Die gängige Meinung ist, es sei eine einfache Angelegenheit, die Arbeitsprozesse des Teams zu bestimmen. Wenn es aber zu der Dokumentation der Prozesse kommt, ist es oft ungenau oder unvollständig.  Warum ist es so? Besonders wenn Sie langjährige Teammitglieder haben, die einfach wissen, wie sie vorgehen müssen, unabhängig davon ob sie nun eine Anweisung erhalten haben oder nicht, erledigen sie ihre Arbeit, ohne darüber nachzudenken. Das macht die Dokumentation der Arbeitsprozesse schwierig.

Möchten Sie also Ihre aktuellen Prozesse erfassen, dann gehört viel beobachten und hinterfragen dazu. Deswegen lohnt es sich immer ein Unternehmensberater dafür zu holen. Dieser kennt die Abläufe und die Arbeitsweisen der Mitarbeiter nicht und hinterfragt jedes einzelne Detail, so entsteht ein sehr genaues Abbild.

Mit den drei nachfolgenden Schritten können Sie Ihre Arbeitsprozesse am besten erfassen.

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1. Teammitglieder einbeziehen

Versuchen Sie nicht sich den großen Überblick zu verschaffen, fragen Sie stattdessen die Teammitglieder nach dem Aufgaben- und Informationsfluss. Das bedeutet, dass Sie eng mit Ihrem Team zusammenarbeiten müssen, um deren Arbeitsweise wirklich zu verstehen.

Starten Sie mit einem einfachen Geschäftsprozess, z.B. Rechnung an den Kunden versenden. Dazu befragen Sie dann die zuständige Person nach den einzelnen Schritten in diesem Prozess. Sobald diese Person irgendwelche Informationen erwähnt, die sie von jemand anderem erhält, wird direkt in die Tiefe gefragt. Vom wem erhalten Sie diese Informationen? Wann erhalten Sie diese Informationen? Wie erhalten Sie diese Informationen?

Im nächsten Schritt befragen Sie dann die erwähnten Personen mit der gleichen Systematik bis Sie am Auslöser des Prozesses angelangt sind. In dem Beispiel für die Rechnung wäre es die gesamte Kette vom Verkauf des Produkts/der Dienstleistung bis zur Erstellung der Rechnung.

Bei der Erstellung dieses Arbeitsprozesses werden Sie überrascht sein welche Erkenntnisse Sie über ihr Team dadurch gewinnen. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Informationen mit Sorgfalt zu sammeln, es wird Ihnen definitiv dabei helfen, tief in Ihre aktuellen Prozesse einzusehen.

2. Arbeitsprozess darstellen

Nachdem Sie im ersten Schritt alle Informationen über den Arbeitsprozess gesammelt haben, beginnt die Visualisierung. Die visuelle Darstellung des Prozesses ist eine Orientierungshilfe.

Beginnen Sie mit einem einfachen Ablaufdiagramm. Die Erstellung eines Ablaufdiagramms erfreut sich in der Geschäftswelt immer größerer Beliebtheit. Im ersten Schritt besteht der Zweck darin, ein tiefgehendes Verständnis über die Prozesse, Mitarbeiter, Inputs und Outputs zu erhalten. Und im zweiten Schritt den Prozess zu vereinfachen, effizienter zu gestalten und nach Möglichkeit die Prozessergebnisse zu verbessern.

Visualisieren Sie es also nach Ihrem belieben, so dass es für Ihren Arbeitsprozess am besten passt. Scheuen Sie sich also nicht davor, kreativ zu werden. Die Visualisierung ist der Ausgangpunkt für den dritten Schritt.

3. Arbeitsprozesse optimieren

Die Dokumentation der Arbeitsprozesse dient nicht nur dazu, die Abläufe besser kennenzulernen, es soll auch zur Verbesserung dieses Prozessmanagements führen. Das heißt, außer der Klarstellung des Arbeitsprozesses müssen Sie ermitteln, wo es zu Störungen kommen könnte.

Die zwei vorgenannten Schritte, erleichtern es Ihnen, fehlende Aspekte oder nicht nach Plan laufende Bereiche zu entdecken.

Dokumentieren Sie die Schwierigkeiten und sonstige auftretenden Probleme, so werden Sie sich zwangsläufig damit auseinandersetzen, wenn Sie den neuen Prozess erstellen.

Das Dokumentieren und Wissen, wo genau Krisenherde vorhanden sind, hilft Ihnen, diese zu umgehen oder zu lösen und Bedenken von Mitarbeitern einzubeziehen, die bei der Einführung des neuen Arbeitsprozesses wichtig sind.

Fazit

Die Erfassung der Arbeitsprozesse sieht banal aus. Schnell gehen aber Aufgaben unter und werden nicht berücksichtigt. Oder es werden nicht alle Mitarbeiter in den Prozess einbezogen, so dass die Information unvollständig ist.

Wir sind als Unternehmensberater in Erlangen, Nürnberg, Fürth und Umgebung externer Partner für junge Unternehmen dafür gut geeignet Ihre Arbeitsprozesse darzustellen und zu optimieren. Als externer Partner hinterfragen und beleuchten wir mehr Schritte und Tätigkeiten, so kommen wir an genauere Informationen. Je genauer und vollständiger die Informationen sind, desto wertvoller sind diese. Damit werden Probleme und Hindernisse aufgedeckt, so dass man diese besser angehen kann oder im besten Fall komplett eliminieren.

Arbeitsprozesse sind äußerst wichtig für das Vorankommen des Unternehmens. Für wachsende Unternehmen ist es eine große Erleichterung bei dem Einlernen (Onboarding) von neuen Mitarbeitern. Bestandene Unternehmen erreichen durch die Arbeitsprozesse eine Vereinfachung oder Verschlankung der Abläufe und somit werden Kosten gespart.

Warum also warten?

Sie wollen in Ihrem Unternehmen feste Arbeitsprozesse einführen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie haben die Möglichkeit, dass wir Ihnen beratend zu Seite stehen. Oder wir übernehmen diese Aufgabe komplett. Wir führen die Interviews mit den Vorgesetzen und den Mitarbeitern, beobachten und dokumentieren die Tätigkeiten. Dabei achten wir darauf, dass die Mitarbeiter von uns nicht zu sehr abgelenkt werden. Sie bekommen eine professionelle Dokumentation und visualisierte Arbeitsprozesse.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen Termin mit uns. Erstgespräch ist für Sie kostenlos und unverbindlich.